OR heeft het recht om commissaris voor te dragen

Een OR heeft natuurlijk altijd de mogelijkheid om commissarissen aan te bevelen. Maar vaak hoeft de zittende RvC daar niets mee te doen. Bij grote vennootschappen heeft de ondernemingsraad (OR) echter het zogenaamde versterkte aanbevelingsrecht, wat een voordrachtsrecht is. De OR kan dit recht ook krijgen door afspraken in een ondernemingsovereenkomst of in de statuten van de organisatie. Hoe pakt de OR de voordracht voor een commissaris aan?

Vennootschappen die onder de zogeheten structuurregeling vallen, hebben een raad van commissarissen (RvC). In deze organisaties heeft de OR voor ten minste een derde van het aantal commissarissen het recht om een voordracht te doen (artikel). Door hier gebruik van te maken, kan de OR invloed uitoefenen op de strategische ontwikkelingen van de organisatie.
Een vennootschap valt onder de structuurregeling (artikel 153, lid 2 en artikel 263, lid 2 van het Burgerlijk Wetboek, Boek 2) als de organisatie drie jaar lang:

• een eigen vermogen heeft ten minste € 16 miljoen;
• verplicht is een OR in te stellen;
• ten minste 100 werknemers in dienst heeft.

Stappenplan OR leidt tot voordracht commissaris

De OR moet allereerst uitzoeken of de raad inderdaad recht op voordracht heeft. Dit recht bestaat als de organisatie onder de structuurregeling valt of als dit is vastgelegd in de statuten van de organisatie of in een ondernemingsovereenkomst (artikel). Is dit inderdaad het geval, dan kan OR onderstaand stappenplan van vakbond FNV volgen om een commissaris voor te dragen:

1. De OR zet het onderwerp op de agenda van een overlegvergadering (tool). Een geschikt moment hiervoor is als een commissaris aftreedt. Bij grote bv’s of nv’s moet de RvC de OR informeren over het rooster van aftreden. Vraag bij een vacature naar het profiel. De OR kan hier ook een voorstel voor doen. Laat de bestuurder, RvC en raad van toezicht (RvT) weten dat de OR een voordracht wil doen.
2. De OR stemt onderling het traject en de aanpak af. Stel vast wat de OR belangrijk vindt en betrek hier eventueel een adviseur bij (artikel 16 WOR). Communiceer over de aanpak met achterban, bestuurder en RvC.
3. De OR gaat op zoek naar potentiële kandidaten. De OR kan hiervoor advertenties plaatsen en ook het eigen netwerk benaderen. Ook kan de OR zoeken in het Nationaal Register Commissarissen en Toezichthouders.
4. De OR maakt een eerste keuze en benadert de kandidaten. Bereid de gesprekken goed voor, stuur de kandidaten de nodige informatie over de organisatie toe.
5. De OR gaat gesprekken aan met de beste kandidaten. Voer de gesprekken op basis van de aandachtspunten van de OR. Ga na wat de wederzijdse verwachtingen zijn.
6. De OR neemt de beslissing en doet de voordracht. Op basis van de gesprekken maakt de OR een keuze. Laat dit aan de kandidaat weten en ga na of deze nog steeds interesse heeft. Stel vervolgens de bestuurder en de toezichthouder op de hoogte.
7. De OR maakt afspraken met de nieuwe commissaris over samenwerking nadat de RvC de voordracht hebben geaccepteerd. Stuur de commissaris in overleg met de bestuurder informatie toe.

De Ondernemingskamer beslist of bezwaren RvC gegrond zijn

De RvC kan alleen bezwaar maken tegen een voordracht van de OR voor een commissaris als de aanbevolen persoon ongeschikt zou zijn. Ook kan de RvC bezwaar maken omdat de RvC door aantreden van de aanbevolen persoon niet naar behoren zou zijn samengesteld. Zo moeten Nederlandse beursgenoteerde ondernemingen bij nieuwe benoemingen voor de RvC ervoor zorgen dat de RvC voor minimaal een derde uit vrouwen en voor minimaal een derde uit mannen bestaat. Als de RvC bezwaar heeft tegen de voorgedragen persoon, moet de raad hierover in overleg met de OR. Komen zij niet tot overeenstemming, dan moet de RvC dit melden bij de Ondernemingskamer (OK). De OK beslist dan of de bezwaren van de RvC gegrond zijn of niet. Als de OK de aanbevolen persoon afwijst, kan de OR een nieuwe voordracht doen.