Nieuwe vrije vergoedingen bij buitenlandse dienstreis

Een werknemer die voor zijn werk in het buitenland is, kan een vaste vergoeding krijgen, die onder voorwaarden onbelast kan blijven. In de reisregeling buitenland staan maximumbedragen per stad of land voor logies en voor overige kosten. Per 1 april 2018 zijn deze bijgesteld.

Uw organisatie mag werknemers een vergoeding geven voor de kosten die zij maken tijdens een buitenlandse dienstreis. Als de werkgever voor deze vergoeding aansluit bij het Reisbesluit Buitenland, geldt hiervoor een gerichte vrijstelling. Dat betekent dat er over de vergoeding geen loonheffingen hoeven te worden afgerekend.

Kosten overnachting niet aannemelijk

Er is één uitzondering: in de situatie waarin de kosten van de overnachting niet aannemelijk gemaakt kunnen worden, staat het Reisbesluit Buitenland volgens Handboek Loonheffingen 2018 (tool) een vaste vergoeding van € 11,34 toe. In dat geval is er geen sprake van een gerichte vrijstelling. De kosten moet de salarisadministrateur dus tot het loon van de werknemer rekenen en normaal belasten óf aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte brengen.

Maximumbedragen per 1 april geïndexeerd

Het Reisbesluit Buitenland is verder uitgewerkt in de Reisregeling Buitenland. Hierin staan maximale onbelaste vergoedingen  voor logies en overige kosten per stad, regio of land. De bedragen van de reisregeling buitenland wordt elk jaar per 1 april en per 1 oktober geïndexeerd. Per 1 april 2018 gelden dus nieuwe maximumbedragen (tool).
Ook voor binnenlandse dienstreizen bestaat een Reisbesluit. In het Reisbesluit Binnenland wordt onderscheid gemaakt tussen de vergoeding van verschillende maaltijden, kleine uitgaven en logies. Voor de onbelaste vergoeding van binnenlandse verblijfskosten zijn de maximumbedragen per 1 januari 2018 bijgesteld.

Niet alleen voor ambtenaren

De Reisbesluiten zijn opgesteld om de vergoedingen te regelen voor rijksambtenaren op dienstreis, maar andere werkgevers mogen deze ook toepassen voor werknemers die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis.