Kopie paspoort van uitzendkracht mag niet

De werkgever mag geen kopie maken van het identiteitsbewijs van ingeleende of ingehuurde werknemers. Veel organisaties maakten zo’n kopie wel, omdat de Belastingdienst dat adviseerde. Na optreden van het College bescherming persoonsgegevens (CBP) maakt de Belastingdienst nu duidelijk dat een kopie van het identiteitsbewijs niet noodzakelijk is. Omdat het niet noodzakelijk is om de kopie te maken, is het in strijd met de wet om dit wel te doen.

De werkgever is verplicht om bij indiensttreding de identiteit van de werknemers te controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Vervolgens moet hij van de identiteitskaart of het paspoort van de werknemer een kopie maken die hij bewaart in de administratie. Voor uitzendkrachten schreef de Belastingdienst altijd dezelfde procedure voor. Inmiddels heeft de Belastingdienst echter aangegeven dat het bewaren van een kopie van een identiteitsbewijs van uitzendkrachten sinds 1 januari 2014 niet langer verplicht is.

Persoonsgegevens in de administratie bewaren

De werkgever kan de identiteit van de uitzendkracht voortaan ook aantonen op basis van persoonsgegevens die hij in de administratie opslaat. Daarbij moet hij in elk geval de volgende gegevens opnemen:

• naam, adres en woonplaatsgegevens;
• geboortedatum;
• burgerservicenummer (BSN);
• nationaliteit;
• soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs;
• een specificatie van de gewerkte uren;
• de eventuele aanwezigheid van een verblijfs- of werkvergunning of VAR;
• naam-, adres- en woonplaatsgegevens van het uitlenende bureau.

Instemmingsrecht OR bij ander doel voor kopie identiteit

Het verwerken van persoonsgegevens is volgens de wet alleen toegestaan als dit noodzakelijk is. In het geval van het aangepaste beleid van de Belastingdienst is een kopie van het identiteitsbewijs niet noodzakelijk en daarmee is het bewaren van het identiteitsdocument van ingehuurd personeel volgens het CBP verboden.
Voor de eigen werknemers is de werkgever wel verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs in de administratie te bewaren. Maar als hij een kopie wil maken voor een ander doel, is het instemmingsrecht (artikel 27 lid 1k WOR) van uw OR van toepassing. Het voorstel moet natuurlijk ook voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens.