Dring aan op een declaratieprotocol

Veel ondernemingsraden nemen het initiatief om een goed declaratieprotocol op te stellen. Dan is voor de bestuurder en alle werknemers duidelijk wat zij mogen declareren en op welke manier. Is er niets vastgelegd, dan kan dit tot misverstanden leiden. In een recente rechtszaak leidde onverantwoord declaratiegedrag van een schooldirecteur tot een vertrouwensbreuk en uiteindelijk zelfs tot ontslag.

Een bestuurder heeft een voorbeeldfunctie binnen de organisatie. Daarom kan hij maar beter voorzichtig omgaan met declaraties. Een leidinggevende die het zelf niet zo nauw neemt met de regels, geeft het verkeerde voorbeeld aan de werknemers. Dat blijkt ook uit deze rechtszaak waarin declaratiegedrag van een basisschooldirectrice onlangs zelfs tot ontslag leidde.

Privé coachingstraject

De vrouw had een coachingstraject van € 2.500 doorlopen en had deze kosten gedeclareerd. Het schoolbestuur kreeg echter de indruk dat zij aan het coachingstraject uit privé-overwegingen had deelgenomen en vroeg om opheldering. Met de toelichting van de vrouw nam het bestuur echter geen genoegen; terugkeer naar de oude functie van de directrice behoorde niet meer tot de mogelijkheden. Toen de zaak voor de rechter kwam, vond deze dat beide partijen een aandeel hadden in de vertrouwensbreuk. De vrouw had er door haar gedrag op aangestuurd, maar het bestuur had de situatie veel te snel laten escaleren. De school moest een fikse ontslagvergoeding betalen.
Dit soort oeverloze discussies kunt u vermijden door het initiatief te nemen om een goed declaratieprotocol op te stellen. Daarmee schept uw organisatie een helder kader van regels. Ook neemt de kans op fouten of de neiging tot frauderen af. En bovendien: het geeft een hoop rust op de werkvloer.