Doel vergadering bepaalt hoe een OR-lid zich voorbereidt

Deelnemers aan een OR-vergadering moeten zich zo goed mogelijk voorbereiden. Het helpt daarbij als zij weten wat het doel van de vergadering is.

Een OR kan om verschillende redenen bijeenkomen. De OR-leden kunnen elkaar bijvoorbeeld een update geven over bepaalde speerpunten – denk aan arbeidsomstandigheden of gelijke beloning – of gezamenlijk een antwoord formuleren op een adviesaanvraag (tool). Grofweg zijn er vijf soorten vergaderingen te onderscheiden:

• instructievergadering: de voorzitter geeft uitleg over bijvoorbeeld een nieuwe werkwijze of technologie, waarbij deelnemers vragen kunnen stellen;
• kennisuitwisseling: deelnemers informeren elkaar over bepaalde onderwerpen of projecten, bijvoorbeeld via presentaties, waarbij er ruimte is voor reacties en vragen;
• brainstormvergadering (tool): deelnemers denken gezamenlijk na over een probleem of geplande koerswijziging waarbij ze de mogelijkheden verkennen en niet direct een beslissing nemen;
• besluitvormende vergadering: deelnemers komen – eventueel na een brainstormvergadering – tot een beslissing;
• evaluerende vergadering: deelnemers evalueren de resultaten na beslissingen die in een eerdere vergadering zijn genomen.

Voorbereiding is afhankelijk van overlegvorm

Hoe een OR-lid zich voorbereidt op de vergadering, hangt af van het soort vergadering en de taak die het OR-lid heeft voor de vergadering. Een voorzitter moet uiteraard op de hoogte zijn van de onderwerpen die op de agenda staan, het doel en wie er deelnemen. Ook een notulist heeft er baat bij om te weten wat de deelnemers gaan bespreken, zodat hij betere notulen (tool) kan maken. Op welke manier de overige deelnemers zich voorbereiden, hangt af van de overlegvorm. Bij een instructie of kennisuitwisseling hoeft een deelnemer soms alleen maar te zitten en te luisteren. Als een mening is vereist, doet een deelnemer er goed aan zich in te lezen en na te denken over een standpunt.