Bestuurder moet OR begroting en meerjarenplan verstrekken
De bestuurder moet de ondernemingsraad (OR) ten minste tweemaal per jaar financiële informatie over de organisatie verstrekken. Als de bestuurder een begroting en meerjarenplan plan maakt, horen deze hier ook bij. OR en bestuurder behandelen de verstrekte informatie tijdens de overlegvergadering.
Het verstrekken van de financiële informatie aan de OR (artikel 31a, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden, WOR) valt onder het zogeheten passieve informatierecht. Dit betekent dat de OR niet om deze informatie hoeft te vragen, maar dat de bestuurder verplicht is de informatie ook ongevraagd aan de OR te geven. Dit moet ten minste tweemaal per jaar en mag zowel schriftelijk als mondeling gebeuren. Stelt de bestuurder in de regel ook een begroting (toolbox) of meerjarenplan op, dan moet hij deze stukken ook aan de OR geven (artikel 31a, lid 7 WOR), eventueel als samenvatting.
De begroting bevat de te verwachte inkomsten en uitgaven
In de begroting staan de geschatte inkomsten en uitgaven van de organisatie over het komende boekjaar. Bij de begroting hoort een toelichting te zitten met beleidsvoornemens van de bestuurder. De inkomsten en uitgaven zijn het gevolg van deze beleidsvoornemens. De bestuurder moet in de toelichting opnemen waarop hij de schattingen baseert. Ook moet hij aangeven wat de marges in de begroting zijn.
Het meerjarenplan gaat over het beleid voor de komende jaren
De bestuurder beschrijft in het meerjarenplan wat zijn doelstellingen zijn voor de komende jaren, en wat dit betekent voor de werkzaamheden van de organisatie. De bestuurder laat in het meerjarenplan zien welke strategische keuzes hij maakt voor de toekomst. De OR kan hierover in de overlegvergadering (artikel 24 WOR) zijn mening geven. Niet iedere bestuurder zal een meerjarenplan op schrift zetten. In dat geval geeft de bestuurder de informatie over het meerjarenbeleid mondeling.
Als de financiële stukken over meer organisaties gaan
Als de organisatie deel uitmaakt van in een groep verbonden ondernemers, moet de bestuurder de OR ook het meerjarenplan van deze groep verstrekken. Dit geldt ook voor de begroting. Uit de financiële stukken moet duidelijk worden wat het aandeel is van de eigen organisatie binnen de groep verbonden ondernemingen. Dat geldt ook als het meerjarenplan of de begroting is opgesteld voor verschillende ondernemingen tegelijk van dezelfde bestuurder.