AVG: privacyregels voor gebruik van foto’s werknemers

Veel organisaties gebruiken foto’s van werknemers, bijvoorbeeld voor een smoelenboek op intranet. Ook onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is daarvoor toestemming nodig.

Het werkt wel handig: een werknemer moet een collega benaderen met wie hij niet eerder heeft samengewerkt en weet niet hoe die collega eruitziet. Op het intranet van zijn organisatie zoekt hij de persoon op en voilà, naast de contactgegevens van de werknemer staat een foto. Hoewel zo’n foto op intranet personeel kan helpen, mag een werkgever niet zomaar (pas)foto’s van werknemers gebruiken. Dit is onder de huidige Wet bescherming persoonsgegevens zo en de AVG – vanaf 25 mei 2018 van toepassing – is hier niet minder streng in. Een foto met iemands beeltenis of een pasfoto kan bijzondere persoonsgegevens weergeven.

Strikte regels voor toestemming van werknemer

Als de verwerking van een persoonsgegeven niet strikt noodzakelijk is, moet de werkgever expliciet om toestemming vragen aan werknemers. Dit is bij een smoelenboek het geval. De AVG (tools) stelt diverse eisen aan de goedkeuring. De werkgever mag niet te snel aannemen dat er sprake is van toestemming. De werknemer moet goed weten waar hij precies toestemming voor geeft. Daarvoor is het belangrijk dat de werkgever de werknemer in duidelijke en eenvoudige taal informeert. De organisatie moet kunnen bewijzen dat de werknemer een geldige toestemming heeft gegeven voor de specifieke situatie (in dit geval de foto op intranet). Bij het verzoek om goedkeuring behoort de werkgever aan te geven dat de werknemer zijn goedkeuring op elk moment weer kan intrekken. Uiteraard is het ook verplicht om het beeldmateriaal goed te beschermen.

Werknemer niet benadelen bij weigeren van foto

De werknemer moet de toestemming vrijwillig geven en daarbij dus niet onder druk worden gezet. De vraag is natuurlijk of er bij een gezagsverhouding, zoals de werkgever-werknemerrelatie, wel sprake kan zijn van vrijelijke toestemming. Bij voorkeur baseert een werkgever een verwerking van persoonsgegevens van een werknemer op een andere grondslag, zoals een wettelijke verplichting. Maar bij het plaatsen van foto’s op intranet (tool) is toestemming in principe de enige optie.