Analyseer taken voor een effectieve werkplanning

Een flexibele planning vraagt van u dat u goed kunt plannen en organiseren. Degenen die dit van nature niet zo goed kunnen, lopen het risico in de knoop te komen met hun werkplanning. Door taken te analyseren, weet u wat echt belangrijk is om te doen in een week.

Voor organisaties is het belangrijk om flexibel te kunnen inspelen op veranderingen in de markt. Werknemers moeten dan wel goed kunnen omgaan met hun werkplanning, anders ervaren zij mogelijk meer werkdruk (tool). Door taken te analyseren weet u wat uw prioriteiten zijn en zorgt u voor persoonlijke effectiviteit. Niet elke taak hoeft namelijk meteen gedaan te worden. Met de prioriteiten op een rij is het vervolgens een kwestie van goed plannen:

• Plan niet per werkdag, maar per werkweek. Zorg daarbij voor een tijdsmarge van ongeveer 25% voor onverwachte onderbrekingen.
• Plan de belangrijkste zaken op rustige momenten. Inventariseer dan eerst eens  op welke momenten in de week u het meest wordt gestoord.
• Doe het denkwerk op het moment dat uw concentratie het grootst is. Bij de meesten is dat ’s ochtends. De routineklussen kunt u het beste op het moment plannen dat u doorgaans minder scherp bent, bijvoorbeeld aan het begin van de middag met het oog op de eventuele lunchdip.

Hak werk in kleine stukjes

Met een takenlijstje houdt u overzicht en kunt u afgeronde taken meteen afstrepen. Bij grotere werkzaamheden is het zinvol om deze op te splitsen in kleine brokjes. Sommige delen kunt u mogelijk delegeren (tool). Andere kunt u clusteren, zodat u gelijksoortige taken achter elkaar kunt afhandelen. Dus eerst alle e-mails behandelen, dan telefoontjes plegen, etc. Voorkom dat u lastige taken telkens uitstelt. Voer deze juist meteen uit en durf knopen door te hakken, dan hoeft u er ook niet meer aan te denken en kunt u zich concentreren op ander werk.