Ook bij computerstoring administratieplicht

Als een essentieel onderdeel van uw administratie niet meer beschikbaar is vanwege een computerstoring, komt de schade daarvan voor rekening van uw onderneming. Bij de administratieplicht hoort namelijk dat u voldoende voorzorgsmaatregelen treft om al uw gegevensdragers, dus ook computers, te beveiligen. Als er onverhoopt toch iets misgaat met het opslaan van gegevens, zijn de kosten voor u.

In de zaak waarin het bovenstaande duidelijk werd, draaide het om een Italiaans restaurant. In mei 2011 kondigde de Belastingdienst aan dat ze een boekenonderzoek wilde doen bij deze vennootschap onder firma (vof). De controleur van de Belastingdienst vond dat de administratie van het restaurant niet volledig was. Er bleek namelijk geen detailinformatie meer beschikbaar te zijn over bestellingen en afrekeningen. Dit kwam door storingen in het gebruikte kassasysteem. Daardoor waren digitale bestanden met detailinformatie over omzetgegevens uit 2008 en 2009 in het  geautomatiseerde bestellingen- en afrekensysteem niet meer beschikbaar. Ook ontbraken dagoverzichten van de omzet.

De vof voldeed niet aan de administratieplicht

Volgens Rechtbank Noord-Holland vormde de door de storing niet meer beschikbare gegevens een essentieel onderdeel van de administratie van de vof. Door het ontbreken van informatie was controle van de omzet niet mogelijk. Zonder de bronbestanden van de kassagegevens kon de fiscus de volledigheid van de omzet niet verifiëren. Daardoor kon de fiscus niet controleren dat de omzet, zoals die uit de z-afslagen, de rapportage van de dagomzet bleek, juist en volledig was. Alleen met z-afslagen kon de vof niet volstaan. De vof voldeed daarom niet aan de wettelijke eisen van de administratie- en bewaarplicht. De nadelige gevolgen van de computerstoringen en het niet voor handen hebben van een deugdelijke back-up van de administratie zijn voor rekening van de vof. 

Rechtbank Noord-Holland, 14 mei 2014  ECLI (verkort): 4178