Vaste vergoeding in werkkostenregeling

Als u onder de werkkostenregeling een vaste kostenvergoeding wilt geven aan werknemers bent u vrijwel altijd verplicht om vooraf een steekproef uit te voeren ter onderbouwing daarvan. Dat is dus een verzwaring van de huidige regels. Nu hoeft u immers alleen een steekproef uit te voeren als de inspecteur daarom vraagt.

Het geven van een vaste kostenvergoeding is in veel situaties aantrekkelijker dan werknemers alle kosten laten declareren. Dat levert immers een hoop rompslomp op. Het spreekt voor zich dat een vaste kostenvergoeding niet zomaar een slag in de lucht mag zijn. U moet deze onderbouwen door middel van in het verleden ingediende declaraties of een steekproef onder werknemers. Voor zo’n steekproef moeten werknemers enkele maanden hun kosten bijhouden, waarop u vervolgens de vaste kostenvergoeding kunt baseren. Zo’n steekproef is onder de huidige regels niet verplicht, tenzij de belastinginspecteur er expliciet om vraagt.

Ook intermediaire kosten

Onder de werkkostenregeling zijn de regels iets anders. Voor zover een vaste kostenvergoeding gerichte vrijstellingen of intermediaire vergoedingen betreft moet u vooraf een steekproef uitvoeren. Het leek er tot voor kort op dat u onder de werkkostenregeling geen vergoeding voor intermediaire kosten in een vaste kostenvergoeding mocht opnemen. Maar recent werd duidelijk dat deze kosten wel in zo’n vergoeding mogen zitten, zoals u kon lezen in het bericht ‘Intermediaire kosten in vaste vergoeding’.