Vaste kostenvergoeding uiterlijk bij betaling specificeren

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze uiterlijk op het moment van het uitbetalen van een vaste kostenvergoeding over een specificatie van de kosten beschikken. Hebben ze die niet, dan moet de vergoeding tot het loon worden gerekend. Dit is onlangs weer eens door een rechter bevestigd.

Om een vaste kostenvergoeding voor intermediaire kosten (tool) of gerichte vrijstellingen (tool) onbelast te kunnen verstrekken (tool) aan werknemers moet een werkgever aan een aantal voorwaarden voldoen:

• De werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen aannemelijk maken.
• De werkgever geeft een omschrijving van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen per kostenpost, inclusief een schatting van het bijbehorende bedrag.
• De werkgever geeft aan uit welk bedrag aan intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
• De werkgever voert ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding vooraf een onderzoek naar de werkelijke kosten uit en herhaalt dit op verzoek van de Belastingdienst. Als het om vaste kostenvergoedingen gaat die al bestonden vóór de overgang naar de werkkostenregeling, is een nieuw onderzoek niet nodig op voorwaarde dat de omstandigheden onveranderd zijn gebleven.
• De werkgever wijst de kostenvergoeding waar een gerichte vrijstelling voor geldt aan als eindheffingsloon. Door de vrijstelling die dan geldt, gaat dit echter niet ten laste van de vrije ruimte.

Geen specificatie op moment van betaling

In de betreffende rechtszaak ging het om een onderneming waar de inspecteur langs ging voor een boekenonderzoek. Deze constateerde dat er geen specificatie van de vaste kostenvergoedingen aanwezig was toen daarom gevraagd werd. Daarom legde hij naheffingsaanslagen voor de loonheffingen op.
Het Hof gaf aan dat niet aannemelijk was dat belanghebbende de vaste kostenvergoedingen vooraf of uiterlijk bij de betaling ervan naar de veronderstelde omvang had gespecificeerd. Er was dus niet aan de voorwaarden voldaan waardoor de vergoedingen tot het loon behoorden. De naheffingsaanslagen waren terecht opgelegd.
Gerechtshof Den Haag, 16 januari 2019, ECLI (verkort): 92