Ook kilometervergoeding bij zakelijke reis te voet

In het Handboek Loonheffingen 2018 is onlangs expliciet opgenomen dat een onbelaste kilometervergoeding ook mag als de werknemer eigenlijk geen vervoermiddel gebruikt. Zakelijke reizen met de benenwagen zijn dus óók € 0,19 per kilometer waard.

Uw organisatie kan werknemers voor woon-werkverkeer en andere zakelijke reizen een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling. Er moet wel aan drie voorwaarden zijn voldaan:

• Uw onderneming wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon.
• Het gaat niet om een vergoeding voor omrijkilometers die de werknemer om privéredenen maakt.
• Het gaat niet om vervoer vanwege de werkgever.

Ook als er geen vervoermiddel gebruikt wordt

Het maakt niet uit hoe de werknemer precies reist. In het Handboek Loonheffingen 2018 (tool) is onlangs expliciet toegevoegd dat de gerichte vrijstelling voor € 0,19 per kilometer ook geldt als de werknemer feitelijk geen vervoermiddel gebruikt, maar te voet reist. Dat maakt dat de werkgever voor de reis van deur tot deur € 0,19 per kilometer kan vergoeden, ongeacht de vervoermiddelen die de werknemer kiest.
Stel dat een werknemer voor zijn werk eerst anderhalve kilometer loopt, dan de bus pakt, overstapt op de trein en ten slotte met een fiets de laatste drie kilometers van het station naar zijn zakelijke eindbestemming reist. Dan kan uw organisatie hem € 0,19 vergoeden voor alle kilometers van zijn huis naar kantoor of een zakelijke locatie.

Werkelijke kosten openbaar vervoer mag ook

Het is ook toegestaan om  de werkelijke kosten van de reizen met het openbaar vervoer (tool) onbelast te vergoeden, maar dat komt dan niet bovenop de vergoeding van € 0,19 per kilometer. De reis moet dan worden opgeknipt in een openbaarvervoerdeel en een eigenvervoerdeel. De werknemer krijgt dan de werkelijke kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer vergoed plus (1,5 +3) x 2 x € 0,19 = € 1,71 voor het deel van de reis met eigen vervoer.
Bij het onbelast vergoeden van de werkelijke openbaarvervoerkosten moet aannemelijk zijn dat uw werknemer kosten heeft gemaakt voor reizen met het openbaar vervoer. Uw organisatie bewaart hiervoor bij de administratie bijvoorbeeld de (kopieën van de) vervoerbewijzen of de overzichten van de reizen en kosten die gemaakt zijn met de ov-chipkaart.