Hogere onbelaste vergoedingen buitenlandse dienstreis

Per 1 april 2019 gelden er hogere maximumbedragen voor onbelaste vergoedingen voor een buitenlandse dienstreis. Onder bepaalde voorwaarden kunnen werkgevers de verblijfskosten die een werknemer maakt tijdens een buitenlandse dienstreis onbelast vergoeden.

Werkgevers mogen een werknemer een vergoeding geven voor de kosten die hij maakt als hij voor zijn werk in het buitenland verblijft. Deze vergoeding mag onder voorwaarden voor zowel de werkgever als de werknemer onbelast blijven. Hij moet daarvoor wel aansluiten bij de Reisregeling Buitenland, zoals vastgelegd in het Reisbesluit Buitenland. De vergoeding is dan gericht vrijgesteld (tool) en snoept dus niet van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Maxima in het Reisbesluit Buitenland

In het Reisbesluit Buitenland staan de maximumbedragen die werkgevers aan onbelaste vergoeding mogen geven. Werkgevers moeten rekening houden met verschillende maxima voor logies en overige kosten per stad, regio of land. De bedragen van de Reisregeling Buitenland worden elk jaar per 1 april en per 1 oktober aangepast. Per 1 april 2019 gelden dus nieuwe maximumbedragen.

Vaste vergoeding is loon

Als de kosten van de overnachting niet aannemelijk gemaakt kunnen worden, vallen ze ook niet onder een gerichte vrijstelling (tools). In die situatie moet de werkgever een vaste vergoeding van € 11,34 hanteren. Deze vergoeding moet hij bij het belaste loon van de werknemer tellen of aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte.

Reisbesluit voor binnenlandse reizen

De Reisbesluiten zijn eigenlijk opgesteld om de vergoedingen te regelen voor rijksambtenaren op dienstreis. Andere werkgevers mogen deze ook toepassen, maar alleen voor werknemers die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren. Voor binnenlandse dienstreizen bestaat het Reisbesluit Binnenland, waarvan de maximumbedragen per 1 januari 2019 zijn bijgesteld. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen de vergoeding van verschillende maaltijden, kleine uitgaven en logies.