Papieren over loonbeslag niet verplicht bewaren

Bij een loonbeslag gelden bijzondere regels voor wat betreft de bewaarplicht. Het is belangrijk om de privacy van de werknemer te beschermen, maar uw organisatie moet van lopende beslagen natuurlijk wel een deugdelijke administratie bijhouden. Wat mag er wel en niet?

Als een gerechtsdeurwaarder of invorderingsambtenaar beslag heeft gelegd op het loon van een werknemer, moet uw organisatie alle papieren bewaren die over dat beslag gaan. Ook moet hij een administratie bijhouden (tool) waaruit blijkt wat er aan de werknemer verschuldigd is en wat door het beslag wordt geraakt. Is die administratie niet in orde, dan loopt de werkgever het risico dat hij dubbel moet betalen.

Documenten in gesloten envelop bewaren

Voor de documenten rondom het loonbeslag geldt wel geheimhouding. Het is daarom verstandig om de formulieren en vragenlijsten van de schuldeiser in het dossier van de werknemer te bewaren, maar wel in een aparte, gesloten envelop.
De salarisadministrateur moet het loon van de werknemer naar de gerechtsdeurwaarder of invorderingsambtenaar blijven overmaken totdat uw organisatie bericht krijgt dat het mag stoppen. Het is dus niet toegestaan om zelf de stand van zaken bij te houden en op eigen houtje te stoppen met afdragen als de schuld volgens die administratie is voldaan.

Na opheffing loonbeslag alles vernietigen

Zodra het loonbeslag is opgeheven, moet de werkgever alle documenten erover meteen door de papierversnipperaar halen. Het is niet verplicht en dus ook niet toegestaan om deze – overeenkomstig de bewaarplicht – 5 of 7 jaar te bewaren. De keerzijde van de medaille is dat gegevens over oude loonbeslagen de administratie voor uw organisatie flink kunnen vereenvoudigen als er opnieuw beslag wordt gelegd op het loon van de werknemer. Dat is echter niet voldoende grondslag om ze te bewaren.