Geen kopie meer maken van ID uitzendkracht

Het maken van een kopie van het identiteitsbewijs (ID) van een uitzendkracht is in strijd met de wet. Dat heeft het College bescherming persoonsgegevens (CBP) gemeld. De bal werd aan het rollen gebracht toen de Belastingdienst bekendmaakte dat het opnemen van een kopie van de identiteitskaart of het paspoort van ingeleend personeel sinds 1 januari 2014 niet meer nodig is.

Als het om werknemers in uw onderneming gaat, bent u verplicht om bij indiensttreding de identiteit van de werknemer te controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Vervolgens moet u van de identiteitskaart of het paspoort van de werknemer een kopie maken die u in de administratie bewaart. Voor uitzendkrachten schreef de fiscus altijd dezelfde procedure voor. Inmiddels heeft de Belastingdienst echter aangegeven dat het bewaren van een kopie van een identiteitsbewijs van uitzendkrachten sinds 1 januari 2014 niet langer verplicht is.

Identiteit uitzendkracht aantonen op basis van persoonsgegevens

U kunt de identiteit van de uitzendkracht voortaan ook aantonen op basis van persoonsgegevens die u in de administratie opslaat. Daarbij moet u in elk geval opnemen:

• naam, adres en woonplaatsgegevens;
• geboortedatum;
• BSN;
• nationaliteit;
• soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs;
• een specificatie van de gewerkte uren;
• de eventuele aanwezigheid van een verblijfs- of werkvergunning of VAR;
• naam-, adres- en woonplaatsgegevens van het uitlenende bureau.

Verwerken van persoonsgegevens moet noodzakelijk zijn

Nu het beleid van de Belastingdienst is gewijzigd, is het bewaren van het identiteitsdocument van ingehuurd personeel volgens het CBP verboden. Het verwerken van persoonsgegevens is volgens de wet namelijk alleen toegestaan als dit noodzakelijk is. En als u personeel inhuurt of werk uitbesteedt, is dit dus niet langer het geval.