1.1 Definitie van e-factureren
Bij e-factureren gaat het om het elektronisch verzenden, ontvangen en verwerken van een factuur. Een e-factuur wordt vaak ten onrechte verward met een e-mail met daarin een factuur in pdf of Word. Dat is weliswaar een digitale factuur, maar daardoor is het nog geen e-factuur.
Een e-factuur kan automatisch worden ingelezen en verwerkt door het facturatieprogramma van de ontvanger. Met een factuur in pdf of Word lukt dat niet.
BelangstellingHEADER_BREAK
kans op fouten
Het is best opmerkelijk dat er nog steeds facturen op papier worden geprint, per post verstuurd en daarna door de ontvanger weer handmatig worden verwerkt. Los van de kosten die gemoeid gaan met dit proces is de kans op fouten ook groot, zoals het verkeerd overtypen van factuurgegevens.
Steeds meer gegevensuitwisseling verloopt digitaal, zoals het doen van belastingaangifte en bankieren via internet. Het is daarom niet vreemd dat e-factureren volop in de belangstelling staat en door steeds meer ondernemingen wordt ingevoerd.
RedenenHEADER_BREAK
vooruitgang
Gezien het aantal uitgewisselde facturen is het elektronisch uitwisselen van facturen alleen al op het gebied van duurzaamheid een enorme vooruitgang. Vanuit het oogpunt van uw onderneming kunnen er daarnaast meerdere redenen zijn om te kiezen voor e-factureren:
- U kunt hiermee een kostenbesparing realiseren.
- Het gebruik van e-factureren zorgt voor een beter overzicht in uw administratie en een kortere doorlooptijd.
- U maakt minder snel fouten in de factuurverwerking.
- Schade door spookfacturen is niet mogelijk door de controle en het gebruik van een beveiligd netwerk.
- De accountant kan uw boekhouding makkelijker controleren.
Hoofdstuk 3 en 4 gaan verder in op de voor- en nadelen.