3.6 Puur zakelijk gebruik

nul kilometer

verzoeken

Voor de bestelauto bestaat de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’. U kunt deze verklaring bij de Belastingdienst indienen als de werknemer de bestelauto van de zaak uitsluitend zakelijk gebruikt. Er moet dan (na indiening) wel echt sprake zijn van nul kilometer privégebruik.

Indiening

U dient de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto in namens de werknemer. Dit doet u via het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst. De fiscus stuurt zowel u als de werknemer een ontvangstbevestiging.

niet mogelijk

Indienen van een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto is in de volgende situaties niet mogelijk:

• De werknemer heeft in het kalenderjaar al meer dan vijfhonderd privékilometers met de bestelauto gemaakt.
• De werknemer heeft een bestelauto ter beschikking waarvoor de bijtellingsregeling wegens privégebruik niet geldt. Dat is dus het geval als gebruik buiten werktijd niet mogelijk is, de bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer of er een verbod op privégebruik is afgesproken (zie paragraaf 3.1, 3.2 en 3.4).
• U past de eindheffing wegens doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto van de zaak toe (zie paragraaf 3.3).
• U heeft met de Belastingdienst al een collectieve afspraak gemaakt over het privégebruik (zie paragraaf 3.5).

intrekken

Heeft de werknemer een Verklaring geen privégebruik auto voor de bestelauto van de zaak (zie paragraaf 3.7), dan moet hij die laten intrekken op de dag dat u een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto voor hem indient. Hij moet u hiervan op de hoogte stellen.

niet met terug­werkende kracht

Een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto kan niet met terugwerkende kracht gelden. Als uw werknemer de bestelauto het hele jaar heeft, maar u pas in de loop van het jaar deze verklaring indient, moet de werknemer aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat hij er tot dat moment op jaarbasis gezien niet meer dan vijfhonderd privékilometer mee heeft gereden. Vóór de indiening van de verklaring is beperkt privégebruik van de bestelauto dus mogelijk.

Controle

ambulant toezicht

De Belastingdienst ziet streng toe op het privégebruik van bestelauto’s waarvoor een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto is ingediend. Controle gebeurt ook hier via ambulant toezicht, met flitsauto’s en camera’s langs de weg.

Als een bestelauto tijdens een controle op een ongebruikelijke locatie wordt aangetroffen – bijvoorbeeld bij een grensovergang of een pretpark – moet u of de werknemer de zakelijkheid van die reis dan ook aantonen. Zorg dat zulk bewijs aanwezig is!

Naheffing

toestemming

Het niet kunnen aantonen van het zakelijke gebruik van de bestelauto waarvoor zo’n verklaring geldt, kan in principe de werknemer een naheffingsaanslag loonheffingen opleveren voor de periode waarover onterecht niet is bijgeteld wegens privégebruik, eventueel inclusief een boete. Heeft uw onderneming toestemming gegeven voor het privégebruik van deze bestelauto, dan moet u de eerdere loonaangiften van dat jaar corrigeren en kan dit ook een boete tot gevolg hebben. Meer over naheffing en boetes vindt u in hoofdstuk 9.

Intrekken

De werknemer moet u om intrekking van de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto verzoeken als hij:

• de bestelauto op grond van een andere regeling niet privé mag gebruiken;
• die bestelauto niet meer tot zijn beschikking heeft;
• de verklaring onterecht heeft ingediend;
• privé met de bestelauto gaat rijden.

bijtelling voorkomen

Als u de verklaring intrekt voordat de werknemer privé met de bestelauto gaat rijden, gaat de fiscus ervan uit dat hij dat niet heeft gedaan in de periode van de verklaring. Bij matig privégebruik daarna kan bijtelling alsnog worden voorkomen, bijvoorbeeld op grond van een Verklaring geen privégebruik auto (zie paragraaf 3.7). De werknemer moet dan wel een rittenregistratie gaan bijhouden.

Het intrekken van de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto doet u ook via het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst. De fiscus stuurt zowel aan u als de werknemer een bevestiging van intrekking van de verklaring.

Uitleg

op eigen initiatief

bezwaar

U kunt de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto ook op eigen initiatief intrekken. Dit kan aan de orde zijn als u weet of vermoedt dat de werknemer de bestelauto waarvoor hij zo’n verklaring heeft, toch privé gebruikt, terwijl hij de verklaring niet wil intrekken. In dat geval stuurt u een brief met uitleg van de situatie en de benodigde gegevens naar de Belastingdienst. Uw werknemer ontvangt dan een beschikking voor de intrekking van de verklaring – waartegen hij bezwaar kan maken – en een eventuele naheffingsaanslag.