1.3 Gebruik van de auto
duidelijke afspraken
De belangrijkste zaken die u contractueel moet vastleggen zijn van financiële aard. Maar ook over het gebruik van de auto van de zaak moet u duidelijke afspraken maken met de werknemer, om discussies achteraf te voorkomen.
De terbeschikkingstelling van een auto van de zaak is onderworpen aan de wettelijke bepalingen van het arbeidsrecht. Deze zijn dwingend van aard. Bij afwijking van die bepalingen in de (gebruikers)overeenkomst zal de rechter de vastgelegde afspraken nietig verklaren.
aandachtspunten
Bij een leaseauto is het verstandig om de voorwaarden van het leasecontract naast de gebruikersovereenkomst te leggen. Aandachtspunten hierbij zijn het privégebruik (zie hoofdstuk 2 en 3), de eventuele bijtelling (zie hoofdstuk 4 en 5), de eigen bijdrage (zie paragraaf 2.5 en 4.4), het gebruik door derden (zie hierna) en de onderwerpen uit de volgende paragrafen, zoals met de auto samenhangende kosten, hoe schade en boetes worden afgehandeld en of er recht bestaat op een vervangende auto.
Derden
invloed
Automobilisten zijn er in alle soorten en maten: jong en oud, met en zonder rijervaring. Als terbeschikkingsteller van de auto heeft uw onderneming invloed op de kring van personen die de auto mag gebruiken. Mag uw werknemer de auto van de zaak ook privé gebruiken, dan is de kans groot dat ook derden – zoals de partner, kinderen, huisgenoten of buren – die auto pakken. U kunt dit gebruik door derden inperken en bijvoorbeeld afspreken dat alleen uw werknemer en zijn partner de (lease-)auto mogen gebruiken.
Leg een inperking van de gebruikerskring van de auto van de zaak schriftelijk vast in de gebruikersovereenkomst en laat uw werknemer dit met zijn ondertekening bevestigen.
Delen
extra gebruik
Het kan voorkomen dat één van uw werknemers voor een opdracht slechts tijdelijk een auto nodig heeft. Het is dan handig als de auto van de zaak van (andere) werknemers in zo’n situatie ook beschikbaar is voor collega’s, aangezien de auto van de zaak in eerste instantie voor zakelijke ritten is bedoeld. Het is verstandig om ook dit extra gebruik vast te leggen in de gebruikersovereenkomst.
Uit het oogpunt van milieuwinst, kostenbesparing en meer reisflexibiliteit voor werknemers komt ook het zakelijk autodelen steeds nadrukkelijker in beeld.
combineren
Met zakelijke deelauto’s bespaart uw onderneming kosten en administratieve rompslomp rond rittenregistraties. Door deelauto’s te combineren met mobiliteitskaarten (NS-trajectkaarten, ov-fietsen, taxi’s) kunt u werknemers bovendien aantrekkelijke mobiliteitsvoordelen bieden.
initiatief
zonder bijtelling
Een dertigtal aanbieders van deelauto’s, leasemaatschappijen, verzekeraars, gemeenten, bedrijven, belangenorganisaties en de Rijksoverheid hebben in 2018 de Green Deal Autodelen II gesloten. Dit initiatief moet de bekendheid van autodelen vergroten, kansen versterken en belemmeringen aanpakken. Verder heeft de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) een brancheregeling met de Belastingdienst afgesproken over het privégebruik van deelauto’s. De regeling staat toe dat werknemers een auto voor een dag of in het weekend van de werkgever ‘huren’ zonder fiscale bijtelling. Eventueel privégebruik rekent de werknemer direct af met de leasemaatschappij, het zakelijke gebruik wordt in rekening gebracht bij de werkgever.