Zie toe op de regels bij vakantieplanning!

De zomervakantie staat voor de deur en dat betekent dat veel werknemers op vakantie willen. Om planningsmissers, oplopende werkdruk en irritaties te voorkomen, is het belangrijk dat zowel werkgever als werknemer de regels bij vakantie kennen. Vanuit de OR is het belangrijk om toe te zien op een goede uitvoering van de regels. Bij wijzigingen in de vakantieregeling heeft de OR bovendien instemmingsrecht!

Over niet al te lange tijd is het weer zomer en dat betekent dat veel werknemers op vakantie willen. Voor werknemers met schoolgaande kinderen is dat vaak ook een van de weinige mogelijkheden om voor wat langere tijd ertussenuit te gaan. Zij zijn immers gebonden aan de schoolvakanties. De werkgever moet ervoor zorgen dat de vakanties zo gepland worden dat degenen die achterblijven, er niet te veel last van hebben dat hun collega’s er niet zijn. Dat betekent dat hij op tijd aandacht moet besteden aan de vakantieplanning en duidelijke afspraken (toolbox) met de werknemers moet maken.

Werkgever mag vakantieverzoek niet zomaar afkeuren

De hoofdregel is dat een werknemer zelf bepaalt wanneer hij zijn vakantiedagen opneemt. Hij dient daarvoor een vakantieaanvraag (infographic) in bij zijn leidinggevende of de werkgever, waarop hij binnen twee weken een reactie moet ontvangen. Als die reactie uitblijft, heeft de werknemer daarmee automatisch een stilzwijgend akkoord voor zijn vakantieaanvraag. Een vakantieaanvraag van drie of vier weken weigeren vanwege roosterproblemen is niet toegestaan. Alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang mag uw bestuurder een vakantieverzoek afkeuren. Dit is bijvoorbeeld het geval als uw onderneming failliet zou gaan als u de aanvraag goedkeurt.

Verzoek tot vakantie van aaneengesloten weken

Soms staat in een cao of arbeidsovereenkomst dat een werknemer niet meer dan een bepaald aantal weken aaneengesloten vakantie mag opnemen. Dat kan verband houden met de continuïteit van de bedrijfsvoering. Vindt de werkgever een verzoek voor een lange vakantie onredelijk, dan mag hij bezwaar maken als hij daar gewichtige redenen voor heeft. Volgens de wet (BW 7:638) heeft elke werknemer per jaar minimaal recht op twee keer één week of twee aaneengesloten weken vakantie.

Maak gebruik van de vaktool vakantie- en verlofplanning

Om inzicht te krijgen in de bezetting tijdens de vakantieperiodes kan de werkgever een Excel-overzicht maken. Om dit overzicht snel en praktisch op te stellen, kan hij gebruikmaken van de vaktool vakantie- en verlofplanning 2023. Deze handige verlofkaart in Excel hoeft hij alleen nog maar in te vullen. Wil de bestuurder een vakantieregeling intrekken, opstellen of wijzigen, dan moet hij zijn voorgenomen besluit eerst aan de OR voorleggen voor instemming (artikel 27, lid 1b WOR). Sla wel altijd de cao erop na, want die bepalingen hebben voorrang op het instemmingsrecht van de OR.