Notuleer ook ruzies in OR-vergadering

Menig OR-lid ziet op tegen een vergadering waarbij hij moet notuleren. Het is een heel werk en u moet het dan ook nog helder verwoorden. En wat te doen met discussies? Notulisten vragen zich vaak af wat zij op moeten schrijven van een discussie. Zeker als het gesprek uitmondt in een hoogoplopende onenigheid, is het de vraag wat u daarvan moet opschrijven.

Een en ander is afhankelijk van het doel van het agendapunt, oordeelsvormend of besluitvormend en van de wens van de voorzitter en deelnemers.

• Bij besluitvormende agendapunten voldoet het meestal om de inleiding te noteren en vervolgens het voorstel waarvoor is gekozen.
• Soms is het handig de ‘voors en tegens' van de verschillende voorstellen te noteren in de kern.
• Bij een oordeelsvormend agendapunt gaat het juist om de verschillende meningen en ideeën. Die komen dan juist terug in het verslag.

U kent het misschien wel, zo'n bijeenkomst waarin iedereen door elkaar schreeuwt en de voorzitter van de vergadering tevergeefs moeite doet om de orde te bewaren. De aanwezigen hebben allemaal hun woordje klaar en besluiten worden ad hoc genomen. Veel notulisten houden hun mond en schrijven zoveel mogelijk op. Dan beschikken zij in ieder geval over alle informatie. Dat levert alleen een lamme hand op en is ook niet handig bij discussies. U moet u goed voorbereiden en dan kunt u makkelijker besluiten wat u bij discussies moet doen. Weet u voorafgaand aan de vergadering:

• De inleiding van elk agendapunt?
• Waarom elk agendapunt op de agenda staat?
• Wie de lezers van het verslag zijn?
• Welk verslag de lezers van u verwachten?
• Wat u per agendapunt in het verslag moet opnemen?

Als u op alle vijf de vragen bevestigend heeft geantwoord, vormt notuleren waarschijnlijk geen probleem voor u. Heeft u twee keer of vaker een ontkennende reactie, dan kunt u het nodige verbeteren in de voorbereiding.