Vergaderopstelling beïnvloedt verloop vergadering

De vergaderopstelling beïnvloedt de manier waarop een vergadering verloopt. Altijd in dezelfde opstelling vergaderen is niet effectief; de vergaderopstelling bepalen aan de hand van het doel van de bijeenkomst is dat wel.

Inmiddels werken ook veel ondernemingsraden hybride en vindt OR-overleg (deels) ook digitaal plaats. Een voordeel van overleg op kantoor waarbij alle deelnemers fysiek aanwezig zijn, is dat de vergaderopstelling invloed kan hebben op de uitkomst van het overleg. Een aantal tips voor de werkwijze van de OR.

Maak passief achteroverleunen praktisch onmogelijk 

Het verloop en resultaat van een vergadering is zo goed als de deelname van de aanwezigen. Een actieve deelname aan discussies kunt u bereiken door een select aantal deelnemers uit te nodigen. Wat betreft de opstelling is het voordeel van een ronde of ovale vergaderopstelling (infographic) dat iedereen elkaar kan zien en dat passief achteroverleunen praktisch onmogelijk is. Is er weinig tijd om te vergaderen? De baropstelling, waarbij de deelnemers blijven staan, verkort de vergadertijd wel tot een derde. Bovendien bevordert deze opstelling samenwerking en het gevoel van groepseenheid. Gevoelige onderwerpen kunnen het best worden besproken in een informele setting, de zogenoemde huiskamersfeer.

Vierkant vergaderen is minder effectief

Vergaderen in een setting waarbij tafels en stoelen in een vierkant staan, is vrij gebruikelijk. Uit een onderzoek van TNO blijkt dat deze opstelling minder effectief is. Ten opzichte van de bovengenoemde opstellingen, voelen deelnemers zich in deze opstelling minder betrokken bij de inhoud. De opstelling heeft ook een minder gunstig effect op het groepsgevoel, het aantal mensen in het blikveld, een veilig klimaat en de overlegsfeer.

Informeren en discussiëren

Een cabaretopstelling is geschikt voor een vergadering waarin informatie wordt gedeeld en besproken. Hierbij zitten vier personen aan een rechthoekige tafel. Er is goed zicht op een eventuele presentatie en er is ruimte voor overleg. Als er een discussie op de agenda staat, bijvoorbeeld in een overlegvergadering waarbij de bestuurder een op handen zijnde reorganisatie bespreekt met de ondernemingsraad, kan de Lagerhuisopstelling uitkomst bieden. Twee groepen zitten recht tegenover elkaar en kunnen gemakkelijk voor- en tegenargumenten uitwisselen. Een gespreksleider kan tussen de partijen doorlopen en de regie in handen houden.