Beperking onbelaste vergoeding bij dienstreizen

U kunt werknemers die op dienstreis zijn onder voorwaarden een onbelaste vergoeding geven voor bepaalde verblijfskosten waarbij u mag aansluiten bij de bedragen die staan vermeld in de reisbesluiten voor ambtenaren. De reisbesluiten voor ambtenaren gelden namelijk ook voor andere werknemers. Per 1 juli 2014 moet u echter wel rekening houden met bepaalde maximumbedragen voor de onbelaste vergoeding van verblijfskosten.

In het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland staan de regels voor onbelaste vergoeding van zakelijke reis- en verblijfskosten. De regels zijn eigenlijk bedoeld voor ambtenaren, maar het ministerie van Financiën heeft goedgekeurd dat u dezelfde regels mag hanteren voor uw werknemers die een vergelijkbare zakenreis maken. Als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, kunt u de werknemer een vaste vergoeding geven voor zijn kosten voor een dienstreis. Daar hoeven dan geen facturen tegenover te staan.

Maximumbedragen voor verblijfkosten

De bedragen die u als onbelaste vaste vergoeding mag geven, zijn per 1 juli 2014 gelimiteerd. Ze zijn onder de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen en de werkkostenregeling (WKR) gelijk. Alles wat u méér vergoedt dan de genoemde bedragen, is belast loon. In de WKR kunt u het meerdere ook als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte. De maximumbedragen luiden als volgt:

• ontbijt: € 10,77;
• lunch: € 8,30;
• avondmaaltijd: € 20,81;
• kleine uitgaven overdag: € 4,00;
• kleine uitgaven ‘s avonds: € 8,05;
• logies: € 84,46.