BTW inboeken hoeft straks niet voor de WKR

Het administreren van vergoedingen en verstrekkingen die ten laste komen van de vrije ruimte moet nu zowel exclusief als inclusief BTW gebeuren. Om dit proces te vereenvoudigen, stelt staatssecretaris Wiebes van Financiën voor dat u hierover in de toekomst afspraken kunt maken met de Belastingdienst.

In het bericht ‘Waarom gaat de vrije ruimte per 2015 naar 1,2%?’ kon u al lezen dat er begin juli een pakket maatregelen naar de Tweede Kamer is gestuurd dat de werkkostenregeling (WKR) flink moet vereenvoudigen. De maatregelen komen voort uit de internetconsultatie die vorig jaar plaatsvond en uitvoerig overleg met vertegenwoordigers uit verschillende branches. Eén kwestie die in de consultatie naar voren kwam, komt niet terug in het vereenvoudigingspakket. Het gaat om de BTW-problematiek bij het inboeken van kosten.

Doorboeking naar vrije ruimte kan niet exclusief BTW

De financiële administratie legt kosten altijd exclusief BTW vast, maar voor de werkkostenregeling moet u de vergoedingen en verstrekkingen inclusief BTW als uitgangspunt nemen. Dat is administratief nogal omslachtig. In de consultatie werd dan ook voorgesteld om de doorboeking naar de vrije ruimte ook exclusief BTW te laten plaatsvinden.
Volgens Wiebes is dat echter niet mogelijk. Alleen ondernemingen met een winstoogmerk kunnen namelijk BTW in aftrek brengen. Voor veel non-profitorganisaties is dit dus niet aan de orde. Als de vrije ruimte voortaan zou worden bepaald op basis van de kosten exclusief BTW, zou dit dan ook onredelijk zijn tegenover stichtingen en verenigingen. Bovendien zijn vergoedingen aan werknemers altijd inclusief BTW, aangezien aftrek voor hen geen rol speelt.

Afspraak tussen uw onderneming en de Belastingdienst

De staatssecretaris stelt als alternatief voor om deze administratieve kwestie niet via een wetswijziging op te lossen, maar in overleg tussen de Belastingdienst en de werkgever. Uw onderneming kan straks met de inspecteur afspreken dat u bij het berekenen van het bedrag dat u tot de vrije ruimte moet rekenen, uitgaat van de gemiddelde BTW-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte.