Pas uw verlofadministratie op tijd aan!

De nieuwe regels voor het opbouwen en opnemen van vakantiedagen gaan op 1 januari 2012 in. Dat heeft minister Kamp van Sociale Zaken en Werkgelegenheid besloten. U krijgt dus iets meer tijd om uw verlofregistratiesysteem aan te passen. Eerder was er sprake van dat de nieuwe regels op 1 april zouden worden ingevoerd. Dit stuitte echter op praktische bezwaren.

In uw verlofregistratiesysteem moet u straks onderscheid maken tussen het opnemen van wettelijke minimumvakantiedagen (met een verval- of verjaringstermijn) en het opnemen van bovenwettelijke vakantiedagen (met een verjaringstermijn). Als de nieuwe regels op 1 april al waren ingegaan, had u in één kalenderjaar met twee verschillende systemen moeten werken. Omdat dit onpraktisch is, krijgt u dit jaar nog de tijd om uw administratie aan te passen. 

Vervaltermijn van zes maanden

Onder de nieuwe vakantiewetgeving vervallen wettelijke vakantiedagen zes maanden na afloop van het jaar van opbouw (vervaltermijn). Voor nog niet opgenomen wettelijke vakantiedagen die onder de huidige regels zijn opgebouwd, blijft een verjaringstermijn van vijf jaar gelden. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren in principe ook pas na vijf jaar.

Gescheiden verlofadministratie

Van deze verschillende houdbaarheidsdata voor vakantiedagen moet u een duidelijke, gescheiden administratie bijhouden. De werknemer moet straks aangeven welke vakantiedagen hij wil opnemen. Onder de nieuwe regels vervallen namelijk niet per definitie de oudste vakantiedagen als eerste. Minimimvakantiedagen met een vervaltermijn van zes maanden zult u dus waarschijnlijk eerder afboeken dan vakantiedagen waarvoor de verjaringstermijn van vijf jaar geldt.