Vier onderdelen van een goede offerte

De meeste klantrelaties komen tot stand na een nette eerste offerte, die uitmondt in een goede samenwerking. Er is geen wet die aangeeft welke onderdelen in een offerte moeten staan. Toch hebben veel organisaties een standaardopbouw ontwikkeld en vastgelegd in werkbeschrijvingen.

In de wet staat wel een verwijzing naar het offertetraject. In Artikel 217 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek staat: ‘Een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan’. Een verkoper kan jou op eigen initiatief een offerte sturen, maar meestal ontvang je een offerte omdat je daar zelf om hebt gevraagd. Er zijn een aantal onderdelen te benoemen die over het algemeen vaak in een offerte terugkomen:

• Een samenvatting: deze treft de lezer bij een grote offerte vaak direct na het voorblad aan. Bij een kleine en korte offerte is een voorblad niet aanwezig.
• Een inhoudsopgave: bij een kleine en korte offerte is het niet gebruikelijk om een inhoudsopgave op te nemen in de offerte. In dit geval begint de offerte meteen bij de hoofdbrief.
• Een hoofdbrief: in de hoofdbrief staat het concrete aanbod. Niet alle informatie past in deze brief, hij moet immers wel leesbaar blijven. Bijzaken kunnen in bijlagen komen te staan.
• Bijlagen: als bijlagen een algemeen karakter hebben, komen zij in de hoofdbrief kort aan bod.

Zet in de offerte een geldigheidsduur

De hoofdbrief is meestal volgens een bepaalde structuur opgebouwd. De brief begint met een persoonlijke aanhef, gevolgd door een inleiding, het vraagstuk waar het aanbod uit de offerte een oplossing voor biedt  (bij een grote offerte), het concrete aanbod, de prijs, de algemene voorwaarden (of een verwijzing daarnaar) en een afsluiting waarmee de hoofdbrief eindigt. Deze termijn is in feite bedenktijd voor de klant. Vanuit het oogpunt van de financiën is het ook verstandig om deze geldigheidsduur aan de offerte te verbinden, want mogelijk kan de offerte over een aantal maanden niet meer worden waargemaakt. Bij het uitvoeren van opdrachten spelen namelijk ook  variabele factoren een rol zoals: inkoopprijzen, indexatie van lonen (tool), rentestanden en gewijzigde planningen.

Aandachtspunten bij het beoordelen van offertes

Als je zelf producten of diensten gaat afnemen is het verstandig om bij verschillende organisaties een offerte op te vragen. Hoewel een scherpe prijs doorslaggevend kan zijn voor het maken van je keuze, is het minstens zo belangrijk om goed te kijken naar de voorwaarden. Bekijk of de offerte je voldoende inzicht biedt in de kosten. Ga ook na of alle werkzaamheden die je met de leverancier hebt besproken zijn opgenomen in de offerte. Lees voor meer aandachtspunten bij het ontvangen en beoordelen van offertes dit verdiepingsartikel.