Vaste vergoeding bij langdurige afwezigheid werknemer

Voor de vaste reiskostenvergoeding staat duidelijk in het Handboek Loonheffingen wat er moet gebeuren bij langdurige afwezigheid (bijvoorbeeld door ziekte) van een werknemer, maar hoe zit het met de vaste vergoeding die andere kosten dekt? Forum Salaris gaf onlangs duidelijkheid.

Het kan zijn dat een werknemer langdurig afwezig is, bijvoorbeeld door een lange vakantie of door ziekte. In dat geval zullen bepaalde kosten die de werknemer maakt – zoals reiskosten of kosten voor een lunch onderweg – ook (deels) wegvallen. Als een werknemer niet werkt, maakt hij immers ook bepaalde kosten niet.

Stopzetten reiskostenvergoeding mogelijk

Ontvangt de werknemer een vaste (on)kostenvergoeding? In het geval van de vaste reiskostenvergoeding staat duidelijk in het Handboek Loonheffingen wat moet gebeuren. Bij een lange afwezigheid zijn de reiskosten niet meer onbelast te vergoeden onder de Werkkostenregeling (WKR) na de tweede maand waarin de werknemer afwezig is. De werkgever mag een reiskostenvergoeding dan ook meestal stopzetten.

Abonnementen en andere vaste kosten lopen door

Als een werknemer ook een vaste vergoeding ontvangt voor andere kosten, is echter niet altijd even duidelijk wat de werkgever het beste kan of moet doen. De redactie van Forum Salaris gaf onlangs uitleg over het doorlopen van een vaste (on)kostenvergoeding bij langdurige afwezigheid.
De vaste vergoeding mag ongewijzigd onbelast doorlopen tijdens de lopende kalendermaand en de maand erna. Dat is vergelijkbaar met de vaste reiskostenvergoeding. Daarna is een aanpassing van de onbelaste kostenvergoeding nodig.
Tijdens lange afwezigheid zullen de variabele kosten wegvallen en alleen de vaste kosten blijven doorlopen. Dus de kosten voor een maaltijd onderweg vallen bijvoorbeeld weg, terwijl een abonnement op vakliteratuur wel gewoon door zal blijven lopen. De vergoeding voor variabele kosten moet de werkgever aanpassen. De vaste kostenvergoeding voor gericht vrijgestelde kosten die doorlopen als de werknemer langdurig afwezig is, hoeven niet aangepast te worden.