Met Excel de projectadministratie bijhouden

Excel is niet alleen handig om mee te rekenen of grafieken en tabellen te maken, je kunt er ook prima mee plannen. Zo kun je er bijvoorbeeld mee bijhouden hoe ver een project gevorderd is en welke taken nog moeten worden uitgevoerd.

Werk je mee aan een project (artikel) dan is het belangrijk dat je de voortgang goed monitort. Je houdt bij welke taken nog moeten worden uitgevoerd en door wie en stelt de planning tussentijds steeds bij. In Excel kun je eenvoudig lijsten maken van taken en zien hoeveel daarvan is voltooid. Een volledig voltooide taak zet je op 100% en een half voltooide taak op 50%. Met de gekleurde gegevensbalk krijgt de waarde van de cel een kleur. Is iets voor de helft gedaan dan is de helft van de cel gekleurd. Zo zie je in een oogopslag wat de voortgang (artikel) is.

De voortgang in Excel visualiseren

Om een gekleurde gegevensbalk te zien, moet je deze instellen als cel-opmaak (artikel). Dat gaat als volgt:

• Maak een takenlijst of een lijst van werkzaamheden en geef percentages aan de verschillende stadia van voortgang.
• Selecteer het bereik van de gegevensbalk (dus welke cellen doen mee en moeten in jouw overzicht staan?).
• Ga naar de tab Start en kies bij Stijlen voor Voorwaardelijke opmaak.
• Kies bij Gegevensbalken de gewenste kleur. Als je kiest voor kleurovergang dan kun je de percentages in de cel goed blijven lezen.