Kiezen tussen werkelijke ET-kosten of 30%-regeling

Werkgevers moeten elk jaar in het eerste loontijdvak kiezen of zij de extraterritoriale (ET) kosten van werknemers vergoeden op basis van de werkelijk gemaakte kosten of op basis van de 30%-regeling.

Werkgevers kunnen voor werknemers die uit het buitenland zijn ingekomen of juist worden uitgezonden, onder voorwaarden gebruikmaken van de 30%-regeling voor het vergoeden van de kosten voor verblijf. Dit zijn de zogenoemde extraterritoriale kosten. Sinds 2023 moeten werkgevers voor deze werknemers per kalenderjaar een keuze maken of ze de extraterritoriale kosten vergoeden op declaratiebasis of op basis van de 30%-regeling. Werkgevers maken deze keuze in het eerste loontijdvak (infographic) van het kalenderjaar door de werkelijke kosten te vergoeden of juist de 30%-regeling toe te passen. De keuze geldt vervolgens voor het hele kalenderjaar.

Moment van aanvraag bepalend voor wanneer 30%-regeling ingaat

Krijgt een werkgever in de loop van het kalenderjaar te maken met een nieuwe aanvraag voor de 30%-regeling voor een ingekomen werknemer? Dan hangt het moment waarop de jaarlijkse keuze ingaat af van het moment waarop de werkgever de aanvraag doet.

• Hij doet de aanvraag binnen vier maanden na de start van de werkzaamheden.
  De beschikking van de Belastingdienst heeft terugwerkende kracht tot en met de startdatum van de tewerkstelling. Binnen deze vier maanden kan de werkgever per loontijdvak kiezen tussen de 30%-regeling of een vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten. In de vijfde maand moet hij een keuze maken die voor de rest van het kalenderjaar geldt. Vervolgens kiest hij per kalenderjaar.

• Hij doet de aanvraag ná vier maanden na de start van de werkzaamheden.
  De beschikking heeft geen terugwerkende kracht. Tot aan de ingangsdatum van de beschikking mag de werkgever alleen de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast vergoeden. Vanaf de ingangsdatum van de beschikking maakt hij de keuze voor de rest van het kalender jaar. Vervolgens kiest hij per kalenderjaar.

Einde beschikking 30%-regeling is einde keuze

De keuze of de werkgever de 30%-regeling toepast of de werkelijke extraterritoriale kosten vergoedt, maakt hij zolang hij de 30%-regeling mag toepassen. Als de 30%-beschikking in de loop van het kalenderjaar eindigt, stopt op dat moment een eventuele keuze voor de 30%-regeling. Het is nog goed om te weten dat de kennisgroep van de Belastingdienst vindt dat een gemaakte keuze niet kan worden herzien met een correctiebericht (KG:041:2024:12).