OR moet betrokken zijn bij overstap naar flexplekken

De structurele invoering van het thuiswerken maakt dat veel werkgevers ook andere keuzes maken voor de indeling van de werkruimtes en de inrichting van de werkplekken. Omdat bij veel organisaties geen sprake meer is en zal zijn van een volledige bezetting van het kantoor, kan het inwisselen van de vaste werkplekken voor flexplekken het overwegen waard zijn. Die plannen moeten wel eerst langs de ondernemingsraad (OR).

Tijdens de coronacrisis hebben zowel werkgevers als werknemers noodgedwongen de voordelen van thuiswerken ontdekt. Veel werkgevers hebben het thuiswerken dan ook, in ieder geval voor een aantal dagen per week, structureel ingevoerd. Van een volledige bezetting op kantoor is daardoor vaak geen sprake meer, dus zijn er minder werkplekken nodig. Hierdoor ligt het voor veel werkgevers voor de hand om de vaste werkplekken in te ruilen voor flexplekken. Ook kan de behoefte aan flexplekken komen vanuit de werknemers, bijvoorbeeld omdat ze graag in een steeds wisselende samenstelling op kantoor willen werken. Overweegt de bestuurder om flexplekken in te voeren, dan kan dit leiden tot een adviesaanvraag (tool) of een instemmingsaanvraag (tool) voor de OR.

Instemming OR vereist bij invoering flexplekken

De overstap van vaste werkplekken naar flexplekken wijzigt de inrichting van de werkplekken en misschien ook wel die van de kantoorruimtes. Een gewijzigde indeling en inrichting van werkplekken verandert ook de arbeidsomstandigheden van degenen die van die plekken gebruik maken. Dat maakt vaak een actualisatie van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) (tool) en het bijbehorende plan van aanpak noodzakelijk. Hierbij heeft de OR instemmingsrecht (artikel 27, lid 1d van de Wet op de ondernemingsraden, WOR). Mogelijk wil de bestuurder het plaats- en tijdonafhankelijk werken ook stimuleren door de regeling rond arbeidstijden flexibeler in te richten. Ook daarbij heeft de OR instemmingsrecht (artikel 27, lid 1b WOR).

Advies OR vereist bij investering of verhuizing

Ook kan het zo zijn dat de herinrichting van de werkplekken en kantoorruimtes vragen om een flinke investering. Denk aan laptops en bijbehorende software of andere technologie zoals de digitale beveiliging, maar mogelijk ook een interne verbouwing om de werkruimtes optimaal in te delen of nieuwe meubels. Deze plannen moet de bestuurder eerst aan de OR voorleggen voor advies (artikel 25, lid 1h en k WOR). De beperkte bezetting en overstap naar flexplekken kan echter ook leiden tot een verhuizing naar een kleinere locatie. Het kan immers een aardige kostenbesparing opleveren als de ondernemer minder vierkante meters hoeft te huren of kopen. Ook bij de verhuizing van de organisatie heeft de OR verschillende rechten. Zo moet de bestuurder voor de verhuizing zelf ook een adviesaanvraag indienen bij de OR (artikel 25, lid 1f WOR).

Ongevraagd advies van de OR over flexplekken

Overweegt de bestuurder nog geen overstap naar flexplekken, maar klinkt die roep wel vanuit de achterban, dan kan de OR deze mogelijkheid eens met de bestuurder bespreken tijdens de overlegvergadering. Ook kan de OR de bestuurder ongevraagd adviseren en op basis van het initiatiefrecht een concreet voorstel aan de bestuurder doen om de vaste werkplekken in te wisselen voor flexplekken en eventueel een kleinere huisvesting op te zoeken (artikel 23, lid 3 WOR).