Ruimte voor onvoorziene zaken in draaiboek event

Het grote voordeel van een draaiboek voor een evenement is dat u een goed overzicht heeft van wat er allemaal moet gebeuren. Maar denkt u er ook aan om in het draaiboek wat ruimte in te plannen voor onvoorziene zaken? Die steken namelijk altijd de kop op!

Achter de schermen van een evenement gaat het er meestal een stuk hectischer aan toe dan de buitenwereld te zien krijgt. Er kan namelijk altijd iets misgaan, uit de pas lopen of veranderen. Een geplande gebeurtenis verloopt eigenlijk nooit precíes zoals u denkt of wilt dat het zal lopen. Een flexibel draaiboek is dan cruciaal. Als u flexibel plant, hoeft u niet in de stress te schieten.

Paniekerige improvisatie voorkomen

Onvoorziene zaken doemen op in allerlei vormen. De dagvoorzitter staat in een kilometerslange file, het grote nieuws van uw organisatie belandt al op social media vóórdat de persconferentie (tool) heeft kunnen plaatsvinden, een reclamecampagne (tool) is door de actualiteit ongepast geworden, het netwerkmoment tijdens een evenement is nét iets te gezellig en loopt een half uur uit, en ga zo maar door. U voorkomt paniekerige improvisatie door in de planning al rekening te houden met onvoorziene zaken. Houd hierbij ook rekening met minder voor de hand liggende scenario’s. Wat als uw organisatie op een open dag alcohol schenkt en twee bezoekers op de vuist gaan? Vermeld in uw draaiboek daarom ook de nummers van (lokale) alarmdiensten.

Software implementeren of updaten

Beitel de onderdelen van een evenement daarom niet in steen. Communiceer in een uitnodiging, persbericht of andere aankondiging niet de hele planning, maar benoem alleen de noodzakelijke onderdelen van het programma. Op die manier zijn bezoekers minder gericht op exacte tijden en eventuele aanpassingen. Iets vergelijkbaars kent u uit de digitale wereld. Maakt uw organisatie een draaiboek voor de implementatie of het updaten van software in de organisatie (tool), dan moet ze niet te vroeg communiceren wat werknemers precies op welk moment kunnen verwachten. Als de organisatie door kosten gedwongen is om een functie te laten varen, kraait er geen haan naar. Het belangrijkste is dat de buitenwereld niets merkt van de zaken die niet volgens planning lopen.