RASCI: projectrollen en verantwoordelijkheden in kaart

Alleen als alle projectteamleden op de gewenste momenten over de juiste gegevens beschikken, kunnen ze hun taak naar behoren uitvoeren. Een bekend hulpmiddel hiervoor is het RASCI-model. Dit model zorgt voor afstemming tussen de rollen en verantwoordelijkheden van projectteamleden.

Een project valt of staat in veel gevallen met de opzet van een gestructureerd en transparant informatiebeheersysteem. Duidelijkheid vergroot namelijk het draagvlak (tool) bij projectleden en moedigt teamwerk aan.Met het RASCI-model zijn de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden (artikel) in kaart te brengen. Het is een matrix waarin u op de horizontale as de namen van de teamleden of hun functionele rol zet. Op de verticale as noteert u de gewenste resultaten, te doorlopen processen of activiteiten.

Twee aspecten samen in matrix

Op elk punt in de matrix waar deze twee aspecten samenkomen, zet u een R, A, S, C of I. Deze letters hebben de volgende betekenis:

• Een projectlid is 'responsible' (R) als hij taken uitvoert en verantwoording aflegt aan degene die eindverantwoordelijk is.
• Een projectlid is 'accountable' (A) als hij eindverantwoordelijke is. Met andere woorden: bevoegd om een eindoordeel te vellen en eventueel een veto uit te spreken. Dit zal vaak de projectmanager zijn.
• Een projectlid is 'supportive' (S) als hij ondersteuning biedt bij het project. De ‘S’ zal niet altijd voorkomen in het model. Als u één of meerdere S’en plaatst, mag u maar één ‘R’ gebruiken.
• Een projectlid is 'consulted' (C) als hij geraadpleegd wordt vóórdat teamleden een beslissing nemen of actie ondernemen. Er is hierbij sprake van tweerichtingscommunicatie.
• Een projectlid is 'informed' (I) als hij achteraf informatie krijgt over genomen beslissingen of de voortgang van het project. Hierbij is sprake van eenrichtingscommunicatie.

Aansluiten bij projectstructuur

Om het ietwat verwarrend te maken, leggen sommige organisaties de ‘R’ in het RASCI-model uit als de verantwoordelijke en de ‘A’ als uitvoerende. In deze uitleg zijn de rollen precies omgedraaid: Degene die ‘active’ (A) is, legt verantwoording af aan de persoon die ‘responsible’ (R) is. Ook zijn er organisaties waarbij de ‘S’ voor ‘sign-off’ staat, om aan te geven dat er nog een decision making unit (DMU) (artikel) is die zijn zegen moet geven over bepaalde delen in het proces. Dit is allemaal prima, zolang de projectmanager de vorm kiest die het beste bij de projectstructuur aansluit. Bovenal moet hij ervoor zorgen dat alle teamleden precies weten waar de letters voor staan.