Tips voor succesvol incasseren door te bellen

Het innen van niet betaalde facturen is waarschijnlijk niet de meest favoriete bezigheid van een organisatie. Toch is het wel nodig om achter het geld aan te zitten. De cashflow komt in gevaar als de betalingen te laat binnenkomen. Telefonisch incasseren is een belangrijk onderdeel van het debiteurenbeleid. Een aantal tips bij telefonisch incasseren.

Het is natuurlijk het beste om vervelende telefonades met debiteuren (tools) te voorkomen. Als organisaties in zee gaan met derden is het raadzaam na te gaan of de klant kredietwaardig, tekenbevoegd of misschien zelfs al failliet is in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Als er sprake is van een kredietwaardige klant, leg dan vooraf de betalingstermijn vast. Na een eerste aanmaning is het handig de telefoon te pakken. Zorg dan beslagen ten ijs te komen door bij de hand te hebben hoe hoog het openstaande factuurbedrag is, om welk product of welke dienst het gaat en wanneer de levering was, wat de vastgelegde betalingstermijn en de vervaldatum van de factuur zijn en zorg ervoor de eventuele aanmaningsgeschiedenis te kennen.

Vermijd de vraag 'Wanneer gaat u betalen?'

Verreweg de belangrijkste tip is oefenen in het vragen naar geld. Vermijd de vraag ‘Wanneer gaat u betalen?’ en doe een concreet voorstel zoals: ‘Graag zouden we de betaling vandaag ontvangen. Wat gaat u doen om dit voor elkaar te krijgen?’ Als er vervolgens een onderhandeling volgt, houdt dan de volgende gesprekspunten in het achterhoofd:

• de leveringsvoorwaarden;
• de betalingstermijn;
• het te betalen bedrag;
• de rente;
• de administratiekosten;
• een leveringsstop.

Het doel is dat de debiteur het geld zo snel mogelijk overmaakt. Op enorme discussies of hoogoplopende gesprekken zit niemand te wachten. Met een betrokken en zakelijke toon is de kans dat telefonisch incasseren slaagt het grootst. Mocht het desondanks toch niet lukken om de onbetaalde vorderingen te innen, dan kan factoring een mogelijkheid zijn. Dit houdt in dat een factormaatschappij  de vorderingen bij debiteuren int en daar meestal een percentage voor ontvangt. Lees meer over factoring in dit verdiepingsartikel.