Do’s en don’ts voor zakelijke brief of e-mail in het Engels

Als uw organisatie ook zaken doet over de grens, zult u geregeld in het Engels communiceren. Weet u in dat geval hoe u een zakelijke brief of e-mail in het Engels opstelt? De belangrijkste regels op een rijtje.

Natuurlijk mogen er ook in het Engels geen taalfouten in uw brief zitten. De brief dient immers als een visitekaartje voor uw organisatie. De brief begint met de NAW-gegevens van de organisatie waar u zelf werkt. Daaronder zet u de gegevens van de geadresseerde en daar weer onder de datum. In een e-mail (artikel) begint u gelijk met de aanhef.

Aanhef van de brief of e-mail

Waar u in het Nederlands Geachte of Beste gebruikt, begint u een Engelse brief of e-mail altijd met Dear. Ook als u de geadresseerde niet kent. Bijvoorbeeld: Dear Sir/Madam, Dear Ms Jones, Dear Customer. Let goed op de hoofdletter na Dear, ook bij een zelfstandig naamwoord als Customer.

Inhoud van de brief of e-mail

De brief of e-mail zelf begint u met een openingszin. Bijvoorbeeld:

• Regarding to our conversation on [datum]
• In answer to your request
• After reading your letter (of email)

U sluit het inhoudelijke deel af met een afsluitende zin. U kunt hierbij denken aan:

• We are looking forward to hearing from you
• We look forward to doing business with you

Afsluiting van de brief of e-mail

Het Engels kent voor het afsluiten van een zakelijke brief twee vormen, waar in het Nederlands Met vriendelijke groet in principe volstaat. Wanneer u de geadresseerde bij naam kent, gebruikt u Yours sincerely. Zo niet, dan gebruikt u Yours faithfully. Als u een bijlage meestuurt, kunt u dit nog onderaan de brief vermelden. Een e-mail sluit u af met Sincerely, Kind regards of Best wishes.