Uitruilen reiskostenvergoeding in cafetariaregeling

Tegenwoordig is het vrij gebruikelijk dat werkgevers hun werknemers een deel van de arbeidsvoorwaarden zelf laten kiezen, bijvoorbeeld door de mogelijkheid tot uitruilen van loonbestanddelen via een cafetariaregeling. Het uitruilen van brutoloon of vakantiegeld voor een netto kilometervergoeding in een cafetariaregeling kan de werknemer en werkgever geld opleveren.

Ontvangen werknemers een onbelaste reiskostenvergoeding van minder dan de maximaal toegestane gericht vrijgestelde € 0,23 per kilometer? Dan betekent dit dat er onbelaste ruimte over is. In een cafetariaregeling kan de werknemer dan belast loon uitruilen (toolbox) voor een extra onbelaste reiskostenvergoeding.
De extra vergoeding moet de werkgever dan wel als eindheffingsloon aanwijzen om de gerichte vrijstelling van kracht te laten zijn. Maar door die vrijstelling gaat dit eindheffingsloon niet ten koste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Hoe werkt dit precies? Hieronder is een voorbeeld uitgewerkt.

Voorbeeld uitruilen reiskostenvergoeding in cafetariaregeling

Stel, een werknemer van 43 jaar woont in Nederland, heeft een jaarloon van € 28.800 en laat de loonheffingskorting toepassen bij zijn werkgever. Hij werkt drie dagen per week en heeft een woon-werkafstand van 20 kilometer. Stel dat deze werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,20 per zakelijke kilometer ontvangt. Fiscaal gezien is er dan nog € 0,03 per kilometer aan ruimte van de gerichte vrijstelling voor reiskosten over om de werknemer onbelast te laten uitruilen zonder dat het de onderneming vrije ruimte kost. Deze werknemer wil daar graag gebruik van maken.

Voordeel van de cafetariaregeling

De hiervoor benodigde € 15,60 (13 dagen per maand × (20 kilometer × 2) × € 0,03) ruilt hij uit van zijn vakantiebijslag van € 2.304. Onderstaande tabel laat het nettovoordeel van € 6,42 zien dat de uitruil de werknemer die maand oplevert. Ook voor de werkgever heeft de cafetariaregeling voor- en nadelen (artikel). Uiteraard zijn er ook nadelen aan verbonden.