Schrap bij lange vakantie de reiskostenvergoeding

Als werknemers niet naar hun werk komen, maken ze hiervoor ook geen reiskosten. Staat in de arbeidsvoorwaarden dat deze vergoeding tijdens vakanties wordt doorbetaald, dan moet de werkgever dat uiteraard doen. Anders is dat niet verplicht. De vergoeding stopzetten kan flink in de kosten schelen en is niet onredelijk.

Maken werknemers kosten om naar hun werk te komen, dan mag de werkgever deze tot € 0,23 per kilometer (in 2024) belastingvrij vergoeden. Maar waarom zou hij reiskosten vergoeden die werknemers helemaal niet maken? Een goede reden kan zijn dat in de arbeidsvoorwaarden of de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) staat dat dit moet, maar anders kan de werkgever ze in principe stopzetten.

Vaste reiskostenvergoeding: maximaal twee maanden onbelast

Zeker bij een afwezigheid van meer dan twee maanden kan het doorbetalen van een vaste reiskostenvergoeding aardig in de papieren lopen. Vanaf dat moment zijn de reiskosten namelijk niet meer onbelast te vergoeden zonder dat het de onderneming geld kost! Gaat een werknemer na zo'n periode weer aan de slag, dan mag de werkgever de onbelaste vaste reiskostenvergoeding (infographic) pas weer gaan betalen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand van terugkomst. Dit laatste werkt zoals in onderstaand voorbeeld.
Het kan ook zijn dat werknemers tijdens de zomer met hun familie op een camping verblijven – of in een hotel of zomerhuisje – en vanaf daar naar het werk komen. Hierbij zijn de specifieke feiten en omstandigheden bepalend of een werkgever die reiskosten onbelast kan vergoeden (artikel). 

Voorbeeld kortstondige afwezigheid

Stel dat een werknemer op 8 en 9 juli vrij had in verband met een stedentrip, waarna hij zoals afgesproken op 10 juli weer aan de slag is gegaan. Daarna meldt hij zich op 10 augustus ziek. Dit keer is de verwachting dat hij langer afwezig zal zijn. In het eerste geval is er redelijkerwijs sprake van kortstondige afwezigheid, zodat de werkgever de vaste reiskostenvergoeding zonder problemen mag doorbetalen. In het tweede geval is er daarentegen een langere afwezigheid te voorzien, waardoor de werkgever de reiskostenvergoeding over de maanden augustus en september onbelast kan doorbetalen, maar vanaf oktober niet meer. Gaat de werknemer op 11 november weer aan de slag, dan mag de werkgever zijn vaste reiskostenvergoeding pas per 1 december weer onbelast vergoeden.