Projectteam voor verandering moet uit ivoren toren

Binnen een veranderproces kunnen allerlei valkuilen opdoemen. Eén daarvan is dat het projectteam dat de verandering binnen de organisatie moet doorvoeren, opereert vanuit een ivoren toren.

Zodra een veranderteam eenmaal gestart is, vinden binnen dat team allerlei bindingsprocessen plaats. Het is voor de betrokken werknemers bijzonder om deel van dit projectteam uit te maken. Tegelijkertijd bestaat het gevaar dat het team hierdoor vooral met elkáár communiceert en vervolgens ‘vergeet’ ook nog met de omgeving te communiceren. Het veranderteam loopt vaak ver op de troepen vooruit, omdat de teamleden degenen zijn die alle informatie uit de eerste hand hebben. De verandering kan hierdoor een ‘dingetje’ van de stuurgroep worden, waardoor de betrokkenheid met de rest van de organisatie verdwijnt.

Waken voor vage managementtaal

Door veelvuldig contact te hebben met alle geledingen binnen de organisatie en regelmatig te communiceren, blijft de volledige organisatie betrokken en aangehaakt, en ontstaat er draagvlak (tool) voor de verandering. Het projectteam moet hierbij ook waken voor het overnemen van vage managementtaal, en vooral in eigen bewoordingen over (de impact van) de verandering communiceren met stakeholders. Om te weten of men nog altijd op koers ligt met de verandering, is het ook belangrijk om regelmatig de voortgang te meten. Dit heeft ook een motiverend karakter. Iedere mijlpaal is namelijk iets om te vieren: de organisatie is weer een stap verder, en er is een nieuwe fase succesvol afgesloten.

Net als leren autorijden

Een belangrijke fase bij verandermanagement is die van ‘incorporatie’, oftewel het automatiseren van gedrag dat bij de verandering hoort. Vergelijk het met leren autorijden. In eerste instantie doet iemand alles heel bewust en keurig volgens de regels, na verloop van tijd slijten er gewoontes in. Door aandacht te houden voor datgene wat in het veranderingsproces geleerd is, voorkomt de organisatie dat er gewoontes inslijten. Het management én het projectteam moeten daarnaast de vinger aan de pols houden om na te gaan of het nieuw geleerde gedrag nog steeds past bij de actuele omstandigheden, of dat er misschien opnieuw veranderd moet worden. Mogelijk kan een deel van het projectteam zich daarmee bezighouden, terwijl het andere deel zich op het bewaken van de oorspronkelijke verandering richt.