Managers, maak van probleem mug noch olifant

Er zijn managers die beweren dat problemen niet bestaan; volgens hen zijn er alleen ‘kansen’ en ‘uitdagingen’. Dat is natuurlijk onzin; een probleem is en blijft een probleem, en een probleem vraagt om een effectieve en eerlijke oplossing.

Het hoeft het niet ingewikkeld te zijn om problemen effectief aan te pakken; iedere kwestie valt praktisch en gestructureerd te benaderen. Problemen komen meestal in drie smaken:

• Opportunistische problemen vragen om een harde beslissing. Meestal zijn er slechts enkele alternatieven, die allemaal complexe of zelfs ongewenste gevolgen hebben. Toch is een eenmalige, onomkeerbare beslissing noodzakelijk.
• Veranderingsproblemen hangen samen met de noodzaak om te veranderen. De aanleiding kan bijvoorbeeld de komst van een nieuwe concurrent of de introductie van nieuwe technologie zijn. Dit type probleem gaat meestal gepaard met weerstand (artikel) en wordt het vaakst projectmatig aangepakt (artikel).
• Terugkerende problemen blijven – ondanks alle mogelijke inspanningen om ze op te lossen – om de een of andere reden terugkomen. Denk aan teleurstellende omzetcijfers, maar ook gerommel bij Personeelszaken. Het kan lang duren voordat de onderliggende oorzaak boven water is en de directie moet goed bij zichzelf te rade gaan in hoeverre zij het probleem is.

Kern van het probleem

In veel organisaties besteden managers veel tijd aan discussies over randzaken, terwijl ze eigenlijk met de hoofdzaak van het probleem aan de slag moeten. Bepaal daarom eerst wat de kern van het probleem is. Doorgrond hiervoor de bestaande situatie en breng die in kaart. Zo kan een dalende cashflow het echte probleem zijn óf slechts een gevolg van het echte probleem, dat dan bijvoorbeeld slecht presterend personeel (toolbox) is of een verkeerd productaanbod. Kijk óók naar het verleden om te onderzoeken hoe de huidige situatie is ontstaan.

Voldoende draagvlak?

Is het tijd is om beslissingen te nemen en is de organisatie betrokken? Met andere woorden: is er voldoende draagvlak (tool)? Stel dan een gestructureerd oplossingsplan op geef er invulling aan. Zorg in ieder geval voor de juiste (vindingrijke) mensen en bedrijfsmiddelen. Toewijding is hierbij essentieel. Blijf bij de implementatie van de oplossing het juiste spoor volgen en focus op de streefdoelen. Vergeet tot slot niet het succes van de oplossing te meten en te beoordelen. Dit laat namelijk zien of het probleem nog een probleem is of niet meer.