Denkfouten bij tijdpad en kostenplaatje project

Bij het maken van een projectplanning en projectbegroting kunnen heel wat denkfouten om de hoek komen kijken. Hierdoor blijken het tijdpad en het kostenplaatje vaak, en meestal pas later in het traject, onrealistisch te zijn.

Het maken van een planning in tijd en een begroting in geld voor een project is geen peulenschil. Hoeveel dagen of weken gaat het kosten (tool) om alle werkzaamheden goed uit te voeren? En hoeveel geld is daarvoor precies nodig? Planningsfouten komen vooral omdat overwegingen gebaseerd worden op wat men op dat moment al weet. Denk aan het verslag van een eerder, ander, maar soortgelijk project; dat is bekende informatie dat de projectmanager kan toepassen op het project dat nu voor hem ligt. Elk project heeft echter iets nieuws en onbekends in zich. Draagt de bestaande kennis daadwerkelijk bij aan de vooruitgang van het nieuwe project, of belemmert het juist de innovatie?

Optimisme en zelfvertrouwen mogelijk struikelblok

Daar komt bij dat een hoop mensen een ingebouwd optimisme en overmatig zelfvertrouwen als denkfout hebben. Wat helpt, is het creëren van een extern perspectief. De projectmanager kan een deskundige, maar onafhankelijke partij om kritische feedback (artikel) vragen. Zelf moet hij daarnaast open en eerlijk communiceren over het project en openstaan voor verbetersuggesties. Dit alles maakt de planning en begroting voor het eigen project stukken realistischer. Het voorkomt ook dat men denkt dat fouten die andere projectteams hebben gemaakt niet bij dit project zullen optreden.

Minder tegenspraak voor dwingende projectleider

Waak ook voor groepsdenken. Mensen zijn geneigd om zich te conformeren naar het beeld dat de groep als totaal heeft. Zeker als er een sterke projectleider is die een overtuigende uitspraak doet, is het erg lastig om daarvan af te wijken. Werknemers willen namelijk niet als tegendraads, irritant of niet-loyaal worden gezien. Projectteamleden zullen een al te dwingende projectleider dan ook minder snel durven tegenspreken, óók al ze flinke twijfels hebben over een realistische planning of begroting. Tot slot passen mensen hun schattingen over tijd en geld vaak aan op wat ze er het eerste over horen, zelfs als dit een totaal willekeurig getal is. Dit is uiteraard ook verre van handig bij projectmanagement.