Proactief beheer uitgaven van organisaties belangrijk

Vaak komen declaraties op het bordje van de financiële afdeling. Dat betekent dat dit geld door collega’s al is uitgegeven en daar niets meer tegen in te brengen is. Daarmee verliest de financiële afdeling overzicht, zelfs al gaat het om kleine bedragen. Met proactief handelen kan daar verandering in komen.

Veel organisaties hanteren voor het uitgavenbeheer een reactieve benadering, waarbij ze de maandelijkse uitgaven achteraf beoordelen om vervolgens daarover te rapporteren. Hiermee zijn de uitgaven pas inzichtelijk wanneer ze al zijn gedaan en er geen andere keuze is dan de rekeningen te betalen. Om dit te voorkomen is een proactieve aanpak een vereiste. Daarvoor is allereerst belangrijk dat er een duidelijk, eenvoudig en beknopt beleid is waarin helder staat wie wat mag uitgeven. Vervolgens moet dit uitgavenbeleid gedeeld worden met alle collega’s. Als zij het proces door en door kennen, is de kans op fouten of onduidelijkheden namelijk kleiner.

Richtlijnen voor inkoop- en aankoopvalidatie

Zorg ervoor dat er een naslagwerk beschikbaar is, bijvoorbeeld op het intranet, zodat het altijd te raadplegen is. Maak ook een overzicht van goedgekeurde leveranciers, zodat duidelijk is bij wie collega's bepaalde aankopen kunnen doen. Denk daarbij ook eens aan een lijst met goedgekeurde bestedingscategorieën, zoals kantoorbenodigdheden of teamuitjes. Tot slot is het belangrijk dat er duidelijke richtlijnen en instructies zijn voor inkoop- en aankoopvalidatie. Stel bijvoorbeeld een marge in waarbij boven een bepaald bedrag vooraf goedkeuring nodig is van een manager. Vergeet functiescheiding (tool) niet om fraude te voorkomen.

Automatisering kan helpen bij budgetbeheer

Voor een efficiënte afhandeling van de uitgaven, inclusief de declaraties van collega's, kan software handig zijn. Die kan helpen bij het vooraf goedkeuren van uitgaven en één dashboard opleveren. Zo is er altijd een actueel overzicht van alle uitgaven binnen de organisatie. Bovendien zorgt software ervoor dat de financiën altijd klaar staan voor een audit en de boekhouding altijd op orde is. Door een duidelijk beleid in te zetten, heldere richtlijnen op te stellen en te kijken welke automatiseringsslag er nog te maken valt, is een proactieve aanpak dichtbij.

Dit nieuwsartikel is geschreven door David Soos, General Manager van Moss Nederland