Frustratie #1 bij videomeeting: haperende techniek

Vergaderen op afstand kost vaak onnodig veel tijd en kan irritaties opwekken. Gebrek aan kennis van de techniek en onvoldoende geschikte technologische middelen zijn hier nogal eens de oorzaak van.

Een belangrijke voorwaarde voor een effectieve vergadering die virtueel plaatsvindt, is de beschikbaarheid van goed werkende techniek. Als de techniek niet (mee)werkt, stort alles als een kaartenhuis in elkaar. Toch vinden nog regelmatig vergaderingen op afstand plaats die onnodig veel tijd kosten en tot ergernis leiden, doordat de organiserende partij niet over de juiste techniek beschikt en de vergaderdeelnemers niet goed weten hoe ze ermee om moeten gaan. Technische problemen zorgen dan ook voor de grootste frustraties rond videovergaderingen en kunnen zelfs tot technostress (tool) leiden.

Klachten over vergadering

De volgende klachten gaan bij werknemers vaak over de tong als het over digitale en hybride vergaderingen (artikel) gaat:

• teveel uren per week digitaal vergaderen (gemiddeld wel 5 tot 10 uur per week);
• technische problemen voor deelnemers op afstand;
• inlogprocedures die door netwerkproblemen lang duren of zelfs helemaal niet werken;
  lastiger concentreren achter een beeldscherm;
• andere vergaderdeelnemers die buiten beeld stiekem (denken ze) met andere zaken bezig zijn, zoals e-mail afhandelen en werken aan andere projecten;
• achtergrondgeluid.

Tips voor beter vergaderen op afstand

Training en de juiste voorzieningen zorgen ervoor dat ook videovergaderingen goed verlopen. De vergaderleider moet heldere instructies geven (tool) voordat hij een virtuele vergadering belegt, bijvoorbeeld door deze vooraf, samen met de vergaderagenda (tool), rond te mailen aan alle deelnemers. Ook is er op het intranet (tool) een virtuele vergaderkamer in te richten. Daar kunnen deelnemers zien waar zij op moeten letten. Zo is wachten met praten tot een ander helemaal geen geluid meer maakt, belangrijker dan bij fysieke vergaderingen. Dat geldt ook voor goed articuleren. De vergaderruimte moet daarnaast geluiddicht zijn.