Procedures en afspraken: de houvast van teams

Afspraken zijn een sleutelwoord binnen (project)teams. Als alle teamleden weten wat de doelen zijn en op welke wijze deze bereikt moeten worden, verloopt het werk eenvoudiger en blijft het aantal misverstanden beperkt.

Bij vaste afspraken en procedures binnen een (project)team valt te denken aan bijvoorbeeld de tijd die ‘staat’ voor bepaalde terugkerende handelingen of werkprocessen, over de manier waarop de (project)manager aan het management rapporteert over de werkzaamheden, of over de vaste verdeling van het werk. Voldoende flexibiliteit inbouwen is wel raadzaam: het team houdt de afgesproken werkwijze aan als standaard (dus méér dan een richtlijn), maar er is vrijheid om hiervan – als de situatie erom vraagt – af te wijken en naar eigen inzicht en op eigen verantwoordelijkheid de zaken anders aan te pakken. Naderhand evalueert de (project)manager met het team of dit een slimmere koers was, zodat de standaard werkwijze eventueel kan worden aangepast.

Efficiëntie en effectiviteit

Door het maken van resultaatgerichte afspraken kunnen de efficiëntie en effectiviteit van het team flink verbeteren. Allereerst moet de teamleider daarvoor de verantwoordelijkheidsgebieden benoemen, oftewel: wie is waar verantwoordelijk voor? Dat is zeker voor de (project)manager van groot belang: die is eindverantwoordelijk voor de prestaties van het team. De werkzaamheden van teamleden zijn in feite taken die de (project)manager aan hen delegeert (e-learning). Daarom moeten de verantwoordelijkheden glashelder zijn.

Voorkoppelplicht en hulpplicht

Het moet ook duidelijk zijn wat de procedure is als iets mis gaat. Dat kan door twee eenvoudige afspraken:

• Voorkoppelplicht houdt in dat teamleden zich altijd bij de teamleider melden als ze met een dilemma zitten, zoals twee deadlines (artikel) voor grote klussen die onverhoopt blijken samen te vallen. Het is niet de verantwoordelijkheid van teamleden om hierover knopen door te hakken, wél dat ze het probleem aan de (project)manager voorleggen.
• Hulpplicht houdt in dat de teamleider met andere teamleden overlegt over de beste keuze en die vervolgens voor het teamlid maakt. Zoals in dit voorbeeld: op welke manier de twee deadlines alsnog allebei zijn te halen, en als dit echt niet mogelijk is, welke dan wordt opgeschoven.