5.2 Teamafspraken maken

proefperiode

Als leidinggevende kunt u samen met uw team afspraken maken over een groot aantal zaken rond hybride werken. Daarvoor kunt u de volgende punten volgen:

• Bespreek ieder onderwerp rond hybride werken in dialoog met uw team en geef autonomie aan het team over de invulling.
• Stel de juiste dialoogvragen (zie paragraaf 5.2.1 en 5.2.2) en bespreek alle relevante punten.
• Hanteer in de dialoog het uitgangspunt ‘het teambelang boven individueel belang’.
• Start met een proefperiode alvorens werkafspraken definitief te maken.

Dialoogvragen

dialoogsessie

Hieronder staan checklisten met dialoogvragen voor succesvol hybride samenwerken. Deze kunt u gebruiken in de dialoogsessie met uw team. U kunt deze checklist vooral zien als inspiratie en een check dat alle belangrijke onderwerpen aan bod komen tijdens de dialoog met het team.

5.2.1 Checklist dialoogvragen hybride samenwerken

verdeling

locatie

Om succesvol hybride samen te werken, moet u de hybride structuur – de inrichting van het werk – vastleggen:

• Voor welk type werkzaamheden en overleg wil het team fysiek samenkomen op kantoor?
• Welk type werkzaamheden en overleg verrichten de teamleden liever vanuit huis of elders?
• Hoe zien uw teamleden de ideale verdeling tussen thuis, op kantoor en elders werken?
• Welke behoeften hebben de klanten qua bereikbaarheid en hoe speelt u daarop in met de inrichting van het werk?

5.2.2 Checklist dialoogvragen hybride werkcultuur

zelfstandig

vaste dagen

rituelen

Bij een hybride werkcultuur is de locatie niet langer leidend voor de keuze van het werk. Het soort werk, het doel van het werk, de wensen van klanten, de voorkeuren van de individuele werknemer, de reistijd en de beschikbare communicatiemiddelen zijn het uitgangspunt voor het kiezen van de locatie en de wijze van contact. Een hybride werkcultuur vraagt om zelfstandig werkende werknemers, die verantwoordelijkheidsgevoel hebben en in staat zijn weloverwogen beslissingen te nemen. Als leidinggevende heeft u een basishouding nodig van vertrouwen, coachen, faciliteren en ondersteunen als dat nodig is.

Verbinding

• Hoe blijft het team zich met elkaar en de organisatie verbonden voelen? Wat is daarvoor nodig qua aanwezigheid en sociale interactie?
• Welke werkafspraken maakt het team met elkaar? Bijvoorbeeld: vaste dagen dat het team bij elkaar komt.
• Hoe zorgt het team dat nieuwe werknemers zich verbonden voelen met het team en de organisatie?
• Hoe richt het team overleg optimaal in en in welke vorm (online, op locatie en hybride)?
• Welke afspraken of rituelen (de specifiek gemaakte werkafspraken per activiteit) maakt het team over de onderlinge beschikbaarheid (zie ook paragraaf 7.2)?
• Wanneer en met welke middelen communiceert het team?
• Welk samenwerkingsgedrag verwacht het team van elkaar en hoe spreken de teamleden elkaar hierop aan?
• Welk type samenwerking hanteert het team? Welke projecten doet het team fysiek met elkaar?

Besluitvorming

• Hoe richt het team het besluitvormingsproces in?
• Welke type besluiten neemt het team gezamenlijk met elkaar in één ruimte?