Handtekening loonheffingen mag ook digitaal

De opgaaf gegevens voor de loonheffingen die de werknemer vóór de eerste loonbetaling bij uw onderneming moet inleveren, hoeft niet met de hand ondertekend te zijn. De digitale handtekening die eronder komt, moet wel wettelijk erkend zijn.

De werkgever moet van elke nieuwe werknemer een gedateerde en ondertekende verklaring hebben waarin de werknemer aangeeft of bij de verloning de loonheffingskorting voor hem moet worden toegepast of niet. In deze verklaring moeten van de Belastingdienst minimaal bepaalde gegevens staan. Per 1 januari 2024 komt er een nieuw verplicht gegeven bij.

Download de tool Model gegevens vastleggen voor de loonheffingen

Digitale afhandeling met erkende handtekening

Deze verplichting brengt nogal wat administratieve rompslomp met zich mee. Uw organisatie moet het formulier aan de werknemer aanleveren, die moet het invullen, ondertekenen en terugsturen, dan moet het in de salarisadministratie worden verwerkt en vervolgens gearchiveerd in verband met de bewaarplicht.
Dit hoeft overigens niet allemaal op papier te gebeuren. Deze administratieve klus mag uw organisatie ook helemaal digitaal met de werknemer afhandelen, zolang hier maar een wettelijk erkende elektronische handtekening aan te pas komt.