De kwitantie als administratief betaalbewijs

Een kwitantie is een administratief betaalbewijs dat een particulier verstrekt aan een onderneming die een dienst of product van die particulier afneemt. Een kwitantie is te gebruiken als het niet mogelijk is om een factuur te sturen, bijvoorbeeld omdat er geen KvK- of BTW-nummer voorhanden is.

Een kwitantie is een betaalbewijs. Dat betekent dat het bedrag al ontvangen is. Door een handtekening op de kwitantie te zetten, is het bewijs geleverd dat het bedrag al betaald is. Er zijn een aantal verplichte elementen die op een kwitantie horen te staan zoals:

• een omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
• het bedrag;
• de datum;
• de naam en adresgegevens van de opdrachtnemer of schuldeiser;
• de naam en adresgegevens van de opdrachtgever of schuldenaar;
• de handtekening van de opdrachtnemer of schuldeiser.

Let erop dat er geen BTW vermeld wordt. De particulier heeft immers geen BTW-nummer. Dat betekent dat de opdrachtgever ook geen BTW in mindering kan brengen. Op de kwitantie staat het bedrag aan inkomsten vermeld. Dat betekent dat dit bedrag ook moet worden opgegeven bij de aangifte inkomstenbelasting. Vergeet dit niet: de organisatie waaraan de dienst geleverd is, neemt de kwitantie op in de administratie. Voor de Belastingdienst zijn deze bedragen dus zichtbaar en beide bedragen moeten overeenstemmen.

Belangrijkste verschillen met een factuur

Op een kwitantie wordt dus geen BTW-bedrag vermeld. Ook is er geen KvK-nummer, wat wel twee vereisten zijn voor een factuur. Op een factuur staat geen handtekening, op een kwitantie wel. De kwitantie wordt verstrekt als het geld betaald is, een factuur wordt verstuurd voordat het bedrag is overgemaakt. Een factuur moet aan nog veel meer vereisten voldoen. In artikel 35a Wet OB 1968 is opgenomen welke gegevens u op de factuur moet vermelden. Als een organisatie niet aan de factuurvereisten voldoet, kan de Belastingdienst een boete opleggen.