9.3 Informatie delen over arbozaken

adviesrecht

Samenwerken en informatie delen kan alleen als alle betrokkenen het willen en bevoegd zijn om aan de oplossing van een risico mee te werken. Ondernemingsraden spelen een belangrijke rol als het gaat om informatie delen. Volgens de wet heeft de OR niet alleen recht op bepaalde informatie, maar ook instemmingsbevoegdheden en adviesrechten.

Ruilproces

intentie

Op het moment dat een OR-lid de WOR erbij moet halen om informatie op te eisen bij de arboprofessionals, zijn alle voorgaande tips vruchteloos voor verdere samenwerking. Bij informatie delen gaat het om een ruilproces. Als arboprofessional kunt u de ander helpen om inzicht te bieden in wat er speelt binnen de organisatie en welke intenties er zijn om te starten met een dynamische RI&E.

9.3.1 Draagvlak creëren

brainstormsessie

trend

Het helpt om van tevoren ondersteuning te vragen voor plannen die u als arboprofessional wilt gaan uitvoeren. Dit zorgt voor draagvlak. U kunt op verschillende manieren draagvlak voor een dynamische RI&E creëren:

• Door de OR-leden bij uw plannen te betrekken, bijvoorbeeld door een brainstormsessie te organiseren over een onderwerp uit de dynamische RI&E. Denk aan een onderwerp als werkvermogen in relatie tot psychische en fysieke klachten van werknemers. Daarbij kunt u de inzichten uit de verzuimanalyse delen.
• Door rekening te houden met de intenties van de betrokkenen. Welke intentie heeft de afdeling HR met de dynamische RI&E? Wat wil het management bereiken?
• Door trends uit de samenleving, zoals de aandacht voor mentale klachten, gebruik van sociale media en nieuwe wetgeving op de agenda te zetten en anderen hierbij uit te nodigen. Hiermee laat u proactief gedrag zien.

9.3.2 Gemeenschappelijk belang

innovatie

Het gemeenschappelijk belang komt heel duidelijk naar voren bij het opstellen van arbocatalogi of arbobeleid. Zowel werkgever als OR-leden willen dat werknemers veilig en gezond werken. De werkgever heeft daarbij de wens dat maatregelen uitvoerbaar en betaalbaar zijn en er ruimte blijft voor innovatie en flexibiliteit.

De OR wenst dat de werknemers voldoende beschermd zijn door het arbobeleid. Door dit gemeenschappelijke belang (veilig en gezond werken) steeds voorop te stellen, kunt u samen met de OR met een open en nieuwsgierige blik aftasten waar de verschillen zitten tussen een klassieke RI&E en een dynamische RI&E.

9.3.3 Condities voor een gemeenschappelijk belang

vertrouwen

Vertrouwen en een goede samenwerking vormen de condities om een gemeenschappelijk belang te zien en op grond daarvan informatie te delen. Tussen u en een persoon die u vertrouwt, is weinig afstand. Een persoon vertrouwt de mensen die dichtbij staan het meest. In het midden staat u zelf en daaromheen mensen die dicht bij u staan. Deze mensen hebben ook weer mensen die dicht bij hen staan. Zo ontstaan er allemaal cirkels die in verbinding staan met elkaar.

9.3.4 Proces van vertrouwen

afstand

Het proces van vertrouwen start met een wisselwerking binnen de cirkel. Hoe ziet dit eruit binnen organisaties? Hoe groot is de afstand tot de werkvloer, of het hoofdkantoor? En stelt een OR-lid dan ook hogere eisen aan de informatie, de snelheid van reageren of de reactie van de directie?

Afstand verkleinen

netwerken

terugkoppelen

Een kleine afstand draagt bij aan vertrouwen. Een prettige samenwerking, netwerken en het ruilen van informatie zijn hierbij de ingrediënten die bijdragen aan vertrouwen. Naarmate mensen meer op afstand staan, kan een stapsgewijze aanpak helpen om aan het vertrouwen te werken. De stappen zijn:

• Wachten op het juiste moment.
• Vragen stellen aan iemand met (formele) invloed.
• Adviseren over een haalbare oplossing (bijvoorbeeld een pilot).
• Van plan zijn het advies te ondersteunen door mee te willen werken aan de aangedragen oplossingen of onderzoek te doen naar oplossingen die leven in de organisatie.
• Doen, terugkoppelen en hierover praten. Hoe loopt het? Wat valt op?
• Door regelmatig het onderwerp ter sprake te brengen bij leidinggevenden, werknemers en staf.
• Initiatief nemen. Een succesfactor hierbij is om ondanks een top-downbenadering in een organisatie te vragen: Waarom wil de bestuurder het plan doordrukken? Van waaruit handelt hij? Wat is zijn doel? Een valkuil is om te gaan klagen of negatief te zijn.