Handboek wijkt af bij herrekening reiskostenvergoeding

Het Handboek Loonheffingen wijkt af van de Wet op de loonbelasting 1964 op het punt van de herrekening van de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding. Dat blijkt uit het standpunt van de Kennisgroep loonheffing van de Belastingdienst.

De werkgever kan aan werknemers een onbelaste vaste reisvergoeding geven. De hoogte daarvan kan hij baseren op het aantal keren in een jaar dat de werknemer zijn zakelijke reizen vermoedelijk aflegt en de lengte van die reizen. Maar hij mag de hoogte ook bepalen aan de hand van een praktische methode en heeft dan de keuze uit twee opties: de 128-dagen regel en de 36-wekenregeling (infographic). De Kennisgroep loonheffing heeft onlangs een standpunt ingenomen over de herrekening van een vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding volgens deze twee methodes.

Kennisgroep stelt wijziging van Handboek voor

Volgens de kennisgroep wijkt het Handboek af van de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB) op het punt van de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding als de 128-dagenregeling en de naar tijdsgelang (wettelijk) voorgeschreven herrekening van de betreffende vergoeding wordt toegepast. Zo houdt volgens de kennisgroep het Handboek onder meer geen rekening met de situatie dat de werkgever start met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding gedurende het kalenderjaar, anders dan de situatie dat de dienstbetrekking start in de loop van het kalenderjaar. De kennisgroep stelt voor om de tekst van het Handboek (tool) te wijzigen.

Vaste reiskostenvergoeding met terugwerkende kracht geven is mogelijk

Verder is het volgens de kennisgroep mogelijk om met terugwerkende kracht een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding te geven, als een werkgever een vaste vergoeding berekent aan de hand van de 128-dagenregeling of de 36-wekenregeling. In de Wet LB staat dat een vaste kostenvergoeding alleen gericht is vrijgesteld als er eerst een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten gedaan is. Zonder dit onderzoek is een kostenvergoeding dus niet gericht vrijgesteld. Maar deze voorwaarde geldt dus niet voor een vaste vergoeding als de 128-dagenregeling of 36-wekenregeling wordt toegepast.

Geen tijdsgelange herrekening noodzakelijk bij terugwerkende kracht

Verder is volgens de kennisgroep geen tijdsgelange herrekening nodig als een werkgever met terugwerkende kracht met ingang van het begin van het kalenderjaar een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding toekent, mits de daarvoor relevante feiten in het kalenderjaar niet zijn gewijzigd.
Dit geldt volgens de kennisgroep dus als een werkgever achteraf een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding die berekend is aan de hand van de 128-dagenregeling toekent en als een werkgever achteraf een vaste reiskostenvergoeding middels de 36-wekenregeling toekent.