Handreiking helpt werkgevers met CO2-rapportage in 2024

Organisaties met 100 werknemers of meer zijn vanaf 1 januari 2024 verplicht jaarlijks te rapporteren over het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van werknemers. Om werkgevers te helpen bij het invullen van deze ‘CO2-rapportage’, is een handreiking gepubliceerd.

De rapportageplicht komt voort uit het Klimaatakkoord, waarin één van de afspraken is om met de werkgebonden personenmobiliteit (WPM) minimaal 1,5 megaton CO2 minder uit te stoten in 2030. De handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’ (pdf) van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat verduidelijkt wanneer een organisatie precies rapportageplichtig is. Zo valt onder ‘werknemer’ iedereen die op grond van een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling maandelijks minimaal 20 uur werk verricht én op 1 januari van het jaar waarover de werkgever rapporteert in dienst is. Werknemers die na deze peildatum in dienst komen, tellen niet mee om vast te stellen of de organisatie 100 werknemers of meer heeft, maar moeten wel meegenomen worden in de rapportage.

Niet altijd rapportageplicht bij 100 werknemers of meer

Werkgevers die boven deze grens uitkomen maar geen financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets, bromfiets, personenauto, motorfiets of andere mobiliteitsvoorziening beschikbaar stellen voor woon-werkverkeer of zakelijk verkeer, voeren hiervoor geen administratie en vallen daarom niet onder de rapportageverplichting. Vergoedt een werkgever reiskosten als onderdeel van een uitruilsysteem of cafetariamodel, dan valt hij wél onder de rapportageverplichting, omdat het cafetariamodel een mogelijkheid is om vergoedingen aan te wenden voor reiskosten.

Werkgevers hoeven CO2-uitstoot niet zelf te berekenen

Verder geeft de handreiking werkgevers praktische tips en methodes om aan de gevraagde gegevens te komen. Het gaat dan om gegevens als:

• het totaalaantal kilometers dat werknemers in een kalenderjaar hebben afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer; en
• het jaartotaal aan kilometers verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

Werkgevers hoeven niet zelf hun CO2-uitstoot uit te rekenen of hun mobiliteitsbeleid uiteen te zetten; de rapportageverplichting is zo opgezet dat deze zo veel mogelijk aansluit op de bestaande administratie van werkgevers. Voor werkgevers voor wie dit niet geldt, geeft de handreiking tips om de administratie aan te passen en alternatieve methodes om de gegevens te verzamelen.

Vrijwillig gegevens indienen nu al mogelijk

Rapportageplichtige werkgevers moeten de gevraagde gegevens over 2024 uiterlijk op 30 juni 2025 insturen via het online formulier op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Hiervoor is eHerkenning (tool) van minimaal niveau 2+ met machtiging RVO-diensten nodig. Werkgevers kunnen ook een intermediair machtigen om het formulier in te vullen. Organisaties – ook die met minder dan 100 werknemers – kunnen nu al vrijwillig gegevens indienen. Deze gegevens worden gebruikt voor onderzoek. Bovendien kunnen werkgevers zo inzicht krijgen in de CO2-uitstoot van de WPM in de organisatie. Als bij de evaluatie van de rapportageplicht in 2026 blijkt dat de CO2-uitstoot niet onder een bepaald emissieplafond is gebleven, volgt er voor álle werkgevers een verplichte norm die de uitstoot per reizigerskilometer maximeert.