Toepassing arbovrijstelling beoordelen per voorziening

Werkgevers moeten per arbovoorziening beoordelen of daarop de arbovrijstelling van toepassing is. Daardoor is de vrijstelling niet altijd (volledig) van toepassing op alle voorzieningen. Dat laat de Kennisgroep Loonheffing weten in een standpunt dat de Belastingdienst onlangs bekendmaakte.

Werkgevers kunnen werknemers op grond van hun arbobeleid arbovoorzieningen (infographic) vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Alleen voor wettelijk verplichte arbovoorzieningen geldt een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR). Omdat de arbeidsplaatsen, werkmethoden, arbeidsmiddelen en arbeidsinhoud zoveel mogelijk aan de werknemer moeten zijn aangepast, mag een werkgever verschillende varianten van een voorziening aanbieden. Wel geldt bij een luxere uitvoering, zoals een leren in plaats van stoffen stoelbekleding, de vrijstelling niet voor het deel dat ziet op de luxere uitvoering.
Een werkgever moet per voorziening beoordelen of daarop de arbovrijstelling van toepassing is. Hiermee hangt samen dat hij per voorziening moet beoordelen of de werknemer een eigen bijdrage moet betalen. Dit blijkt uit het standpunt van de Kennisgroep loonheffing dat de Belastingdienst onlangs publiceerde.

Meerdere arbovoorzieningen? Sommigen vallen buiten gerichte vrijstelling

Doordat de werkgever per arbovoorziening moet beoordelen, kunnen sommige voorzieningen buiten de vrijstelling vallen. Een voorbeeld: een werkgever geeft een werknemer voor zijn thuiswerkplek een budget van € 600 voor de aanschaf van een bureau, een bureaustoel en een beeldscherm. De werknemer moet deze voorzieningen bij een aangewezen leverancier bestellen en kan daarbij kiezen tussen een basic variant en een meer geavanceerde voorziening, naargelang zijn ergonomische behoefte. Alle aangeboden voorzieningen voldoen aan de arbovereisten. Het bureau kost € 200, de stoel € 380 en het beeldscherm € 50. De totale kosten zijn dus € 630. De werknemer betaalt een eigen bijdrage van € 30 voor het beeldscherm. In dit geval is de vrijstelling alleen van toepassing op het bureau en de bureaustoel.

In principe geen vrijstelling bij eigen bijdrage

De arbovrijstelling in het hierboven genoemde voorbeeld is niet van toepassing op de vergoeding van het beeldscherm omdat de werknemer hiervoor een eigen bijdrage betaalt. Maar als de werkgever aannemelijk maakt dat de werknemer voor € 20 een beeldscherm met dezelfde functionaliteit had kunnen kopen, is de arbovrijstelling wel van toepassing op het bedrag van € 20. De kennisgroep geeft aan dat de eigen bijdrage dan kennelijk niet is verbonden aan de naleving van de Arbowet, maar ziet op het verschil tussen een voorziening die voldoet aan de specifieke richtlijnen voor plaats-onafhankelijke arbeid en een duurdere uitvoering hiervan.