Maak van feedback geven een gewoonte

Feedback geven en ontvangen helpt werknemers om hun functioneren te verbeteren. Veel werknemers zijn echter terughoudend met het geven van feedback, bang om de ander voor het hoofd te stoten. Hoe maakt de leidinggevende van feedback geven de normaalste zaak van de wereld?

Binnen veel organisaties is feedback geven en ontvangen een gevoelig punt en voorbehouden aan leidinggevenden. Zij geven hun werknemers bijvoorbeeld feedback tijdens een functioneringsgesprek (tool). Het effect van feedback is echter groter als werknemers ook elkaar van feedback voorzien én als ze dit heel regelmatig doen. De regelmaat haalt de emotionele lading eraf en verlaagt de drempel om feedback te geven en te ontvangen (tool).

Zo maakt de leidinggevende van feedback geven een normale zaak

Om van feedback geven en ontvangen een gewoonte te maken, kan de leidinggevende de volgende aanpak doorvoeren binnen de organisatie:  

• Maak werknemers niet alleen verantwoordelijk voor hun eigen werk, maar ook voor elkaars werk.
• Signaleren werknemers dat een ander een fout maakt, dan moeten ze de ander daarop direct aanspreken én de directe leidinggevende informeren. Het is bij deze stap niet de bedoeling om in details te treden of in een discussie te verzanden. De werknemer die feedback ontvangt reageert bij voorkeur alleen met een bevestigende reactie zoals ‘o.k.’.
• Twee keer per week nemen alle werknemers plaats in een kring en bepalen ze zelf wie ze van feedback voorzien. De feedbackronde is niet bedoeld om eigen irritaties en frustraties te ventileren. Het uitgangspunt is dat ze een werknemer kiezen die ze zo waarderen dat ze hem graag helpen om zichzelf te verbeteren. In deze fase kunnen werknemers wel uitgebreid ingaan op details. Het voordeel van deze aanpak is dat alle aanwezigen getuigen zijn van elkaars functioneren en hun kijk kunnen geven op de gegeven feedback. Degene die feedback krijgt zal daardoor minder geneigd zijn om te ontkennen of in de verdediging te schieten en sneller openstaan voor de feedback die hij krijgt. De feedback wordt afgesloten met het uitspreken van waardering voor elkaar.