Fiets van de zaak én privéauto? Minder administratie

Staatssecretaris Van Rij van Financiën vereenvoudigt de regels voor het geven van een (onbelaste) reiskostenvergoeding voor een privéauto in combinatie met een fiets van de zaak. Dat liet hij weten in een brief aan de Tweede Kamer.

Sinds 1 januari 2020 geldt er een forfaitaire bijtelling voor terbeschikkinggestelde fietsen (de fiets van de zaak). Als de werknemer op sommige dagen op de fiets komt, maar op andere dagen met zijn privéauto, kan de werkgever hem ook een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding geven voor het reizen met de auto. Dit leidt tot extra administratieve lasten. De werkgever moet dan bijhouden en aannemelijk maken hoeveel dagen een werknemer doorgaans of ‘in de regel’ naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. In een brief aan de Tweede Kamer liet staatssecretaris Van Rij van Financiën weten dat de bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding voor een privévervoermiddel vereenvoudigd wordt.

Afspraak maken over aantal reisdagen met auto en fiets

De vereenvoudiging houdt in dat de werkgever en de werknemer individueel afspraken mogen maken over hoeveel dagen per week de werknemer met de eigen auto reist en hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak. Deze afspraken kunnen dan de basis vormen voor de vaststelling van een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding. De afspraken moeten wel zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en voldoende realiteitswaarde hebben. Een incidentele afwijking van deze afspraak hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding. De vereenvoudiging wordt opgenomen in de volgende uitgave van het Handboek Loonheffingen.

Onbelaste reiskostenvergoeding geven en reizen met fiets mag niet op dezelfde dag

De werkgever mag een werknemer onder voorwaarden een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,21 per kilometer geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Op de dagen dat de werknemer met de fiets van de zaak reist, mag de werkgever geen onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken. Dit mag hij wel op de dagen dat de werknemer met de eigen auto reist. Deze onbelaste reiskostenvergoeding kan de werkgever toekennen op declaratiebasis, als vaste reiskostenvergoeding (infographic) of volgens de regels van de onbelaste vergoeding (artikel). De laatste optie houdt in dat de werkgever de vergoeding moet onderbouwen met een onderzoek naar de reisbewegingen van de werknemer.